1. Quan hệ báo chí là gì? Vai trò của quan hệ báo chí
Quan hệ báo chí (Media Relations) là hoạt động xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác giữa một tổ chức với các phóng viên, cơ quan truyền thông. Mục tiêu chính của hoạt động này là truyền tải hình ảnh tích cực và thông điệp của thương hiệu đến công chúng thông qua các kênh truyền thông có chọn lọc, mà không nhất thiết phải trả tiền thông qua quảng cáo.
Quan hệ báo chí có vai trò quan trọng với doanh nghiệp, cụ thể là:
- Tạo dựng hình ảnh thương hiệu
Khi thông tin về thương hiệu được truyền tải một cách khách quan, chính xác và tích cực trên các phương tiện truyền thông, uy tín của thương hiệu sẽ được nâng cao. Người tiêu dùng sẽ tin tưởng hơn vào sản phẩm, dịch vụ và giá trị mà thương hiệu mang lại.
- Tăng cường sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu
Quan hệ báo chí giúp tổ chức truyền tải thông tin về sản phẩm, dịch vụ một cách đầy đủ, chính xác và dễ hiểu đến khách hàng. Từ đó, thúc đẩy họ đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn.
- Tạo dựng mối quan hệ tốt với các phương tiện truyền thông
Với một mối quan hệ tốt với các phương tiện truyền thông, doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa thông tin đến công chúng mà vẫn đảm bảo sự chính xác và giá trị của thông tin. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể duy trì và tăng cường sự hiện diện của tổ chức trên các phương tiện truyền thông thông qua quan hệ báo chí.
- Giảm thiểu thiệt hại do thông tin sai lệch
Chủ động cung cấp thông tin chính xác cho báo chí sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu hậu quả nặng nề từ khủng hoảng truyền thông và ngăn chặn sự lan truyền thông tin sai lệch từ các nguồn không uy tín.
2. Cách xây dựng mối quan hệ với báo chí
2.1. Xây dựng 1 danh sách báo chí
Việc xây dựng 1 danh sách báo chí (đầy đủ tên tuổi, bút danh, lĩnh vực phụ trách…) có giá trị hiện hành và chính xác là điều rất quan trọng. Có 2 cách để xây dựng danh sách này:
Cách thứ nhất
Liên hệ trực tiếp với tòa soạn để thu thập thông tin về phóng viên bạn muốn đưa vào danh sách báo chí, bao gồm tên, chức danh, bút danh, số điện thoại cố định và các thông tin liên lạc khác.
Cách thứ hai
Tận dụng mạng lưới quan hệ của các phóng viên đã liên hệ để được giới thiệu thêm nhiều đồng nghiệp khác trong lĩnh vực mà bạn quan tâm.
2.2. Tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với giới báo chí
Ngay trong lần gặp mặt đầu tiên, bạn cần nhanh chóng thu thập thông tin cần thiết để có thể ghi chú vào bảng lưu trữ thông tin. Những thông tin cần thiết thu thập bao gồm:
- Lượng viết tin, bài trong lĩnh vực họ phụ trách
- Lịch làm việc của họ (Thời gian định kỳ nộp tin, bài)
- Thời gian gửi thông tin cho họ theo lịch làm việc
- Những yêu cầu cụ thể và mong muốn của họ
- Cách viết của họ
- Vài nét về thông tin cá nhân của phóng viên báo chí
Để duy trì mối quan hệ bền chặt với phóng viên sau khi đã xây dựng được nền tảng ban đầu, chuyên viên PR cần áp dụng những nguyên tắc sau đây:
- Không phải mọi thông tin bạn cung cấp đều được đăng tải. Luôn giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp, không tỏ ra bực bội hay chất vấn phóng viên nếu thông tin của bạn không được sử dụng.
- Đừng “bom” tin tức liên tục cho phóng viên. Chỉ cung cấp những thông tin thực sự quan trọng và phù hợp với nhu cầu của họ. Hãy nhớ rằng phóng viên cũng có nhiều nguồn tin khác.
- Không bao giờ “ra lệnh” hay ép buộc phóng viên đăng tải thông tin theo ý muốn của bạn.
3. Một số nguyên tắc khi xây dựng mối quan hệ với báo chí
Khi xây dựng mối quan với báo chí, bạn cần chú ý một số nguyên tắc sau:
- Đặt ưu tiên cao cho việc gặp gỡ cá nhân các phóng viên và biên tập viên
- Thấu hiểu và điều chỉnh theo lịch trình, thời hạn chót của họ
- Hiểu rõ và thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của họ trong khả năng và mang lại lợi ích tốt nhất cho tổ chức.
- Không đối xử đặc biệt với bất kỳ đại diện phương tiện truyền thông nào
- Không bao giờ tiết lộ với một phóng viên là phóng viên khác đang làm gì
- Cố gắng đưa ra lịch trình các sự kiện thuận lợi cho tất cả các phương tiện truyền thông
- Không bao giờ phá vỡ hoặc phản bội niềm tin
- Sử dụng hình thức phù hợp với phương tiện truyền thông
- Không cầu xin
Bên cạnh đó, mối quan hệ với quan hệ chỉ đạt được kết quả tốt khi các phóng viên được tiếp xúc một cách chân thành và có đạo đức, được đối xử bình đẳng với các đồng nghiệp. Ngoài ra, họ cũng cần nhận được thông tin chính xác theo mẫu thích hợp và đúng hẹn.
Khi làm việc với phóng viên, bạn cũng có áp dụng nguyên tắc 5F. Nguyên tắc này bao hàm những yếu tố sau đây:
- Fast (Nhanh chóng)
- Factual (Dẫn chứng)
- Frank (Cởi mở)
- Fair (Công bằng)
- Friendly (Thân thiện)
4. Kết luận
Qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ cho bạn quan hệ báo chí là gì cũng như cách xây dựng mối quan hệ với báo chí. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn phát triển mối quan hệ tốt với báo chí, từ đó tạo ra điều kiện thuận lợi trong việc truyền tải thông tin tới công chúng.
Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ PR báo chí cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.
MIC CREATIVE – Your Success, Our Future
- Hotline: 024.8881.6868
- Email: contact@miccreative.vn
- Fanpage: MIC Creative – Truyền thông và Quảng cáo
- Địa chỉ: Tầng 5, 357-359 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
