1. Cấu trúc chi tiết của thông cáo báo chí
Trước khi tìm hiểu về cách viết thông cáo báo chí, hãy xem nó bao gồm những thành phần cơ bản nào và những điều cần lưu ý với mỗi phần nhé!
- Nguồn thông tin
Các thông tin cần được đề cập ở phần này bao gồm: tên, địa chỉ, logo của tổ chức/cá nhân phát hành thông cáo. Nguồn thông tin giúp công chúng có thể xác định được thông cáo báo chí đang viết về công ty nào khi nhìn vào.
- Tên văn bản
Tên văn bản cần ghi rõ cụm từ “THÔNG CÁO BÁO CHÍ”. Cụm từ này là yếu tố bắt buộc trong một văn bản thông cáo báo chí. Đây là phần được tách biệt hoàn toàn ra khỏi tiêu đề của thông cáo đó, chỉ mang tính chất thông báo đại diện cho văn bản.
- Tiêu đề
Tiêu đề là phần mô tả nhanh, đi thẳng vào nội dung chính thông cáo báo chí muốn truyền tải, đính chính. Tiêu đề có độ dài 14 -16 từ và được trình bày ngắn gọn chỉ trong 1-2 dòng, tối đa không quá 3 dòng.
Lưu ý: Không nên viết tên đầy đủ của công ty trong tiêu đề, và để tối đa 3 từ.
- Thời gian, địa điểm
Thành phần này bao gồm ngày tháng và thành phố nơi thông cáo báo chí được viết. Thời gian và địa điểm luôn được in đậm. Ví dụ: Milan, ngày 28/04/2024.
- Nội dung chính
Phần nội dung chính cần đưa ra các ý chính và trọng tâm, cũng như trích dẫn của những người liên quan đến thông cáo:
- Đoạn 1: tóm tắt tất cả ý chính chỉ từ 1 – 2 câu (phần dẫn nhập)
- Đoạn 2: Phát triển thêm ý của đoạn 1, thêm các thông tin quan trọng
- Đoạn 3: Trích dẫn
- Đoạn 4: Nhắc lại tiêu đề theo cách viết khác
- Kêu gọi hành động
Phần kêu gọi hành động có thể là liên kết đăng ký sự kiện, website của doanh nghiệp, hoặc trang sản phẩm/dịch vụ…
- Thông tin về công ty
Đây là phần sẽ mô tả ngắn gọn về công ty để giúp công chúng có thể hiểu được hình dung ra được những thông tin cơ bản. Thông tin này cần thống nhất cho tất cả thông cáo báo chí của công ty, nên viết trong khoảng.
2. Công thức viết thông cáo báo chí
2.1. Cách viết thông cáo báo chí bằng công thức 5W + 1H
Cách viết thông cáo báo chí bằng công thức 5W + 1H là cách thường được nhiều người sử dụng nhất. Công thức này gồm: Who, What, When, Where, Why (5W) và How (1H).
- Who (ai)
Trước tiên, bạn cần xác định rõ ai là chủ thể của bản tin? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động cụ thể.
Ví dụ: “Công ty XYZ ra mắt sản phẩm mới”, “Nhóm nghiên cứu A phát hiện đột phá khoa học”, “Hội thảo về khởi nghiệp được tổ chức tại Hà Nội”.
- What (cái gì)
Hãy nêu rõ ràng và ngắn gọn nội dung chính của thông tin, chẳng hạn như: Sự kiện gì đã xảy ra? Thông tin này có gì đặc biệt và thu hút sự chú ý?
- Where (Ở đâu)
Bạn cần xác định rõ địa điểm diễn ra sự kiện và cung cấp thông tin cụ thể về địa chỉ, vị trí. Chẳng hạn “Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của công ty XYZ được tổ chức tại trụ sở chính Hà Nội” hay “Hội thảo về khởi nghiệp được tổ chức tại Trung tâm hội nghị quốc gia”.
- When (Khi nào)
Hãy nêu rõ thời gian diễn ra sự kiện: cung cấp thông tin cụ thể về ngày giờ, mốc thời gian.
Ví dụ: “Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của công ty XYZ diễn ra vào ngày 10 tháng 6 năm 2024”, “Hội thảo về khởi nghiệp được tổ chức từ ngày 20 đến 22 tháng 5 năm 2024”.
- Why (tại sao)
Ở W cuối cùng này, bạn cần giải thích lý do tại sao sự kiện này quan trọng cũng như tại sao cơ quan truyền thông và công chúng nên quan tâm đến nó.
Ví dụ: “Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của công ty XYZ đánh dấu bước đột phá trong lĩnh vực công nghệ”, “Hội thảo về khởi nghiệp mang đến những kiến thức và kinh nghiệm quý giá cho các bạn trẻ”.
- How (như thế nào)
Hãy miêu tả chi tiết cách thức diễn ra sự kiện, chẳng hạn như sản phẩm mới có những đặc điểm gì nổi bật? Sự kiện được tổ chức ra sao?
Ví dụ: “Điện thoại thông minh mới của công ty XYZ sở hữu camera siêu nét, chip xử lý mạnh mẽ và thiết kế thời trang” hay “Hội thảo về khởi nghiệp có sự tham gia của các diễn giả uy tín trong lĩnh vực khởi nghiệp”.
2.2. Công thức SOLAADS của Frank Jefkins
Công thức SOLAADS của Frank Jefkins, hay còn gọi là công thức 7 vấn đề của Frank Jefkins, là một phương pháp ghi nhớ hiệu quả để tóm tắt thông tin. 7 vấn đề này được tóm tắt bằng 7 từ khóa:
- Subject (Chủ đề): Xác định chủ đề chính của thông tin.
- Organisation (Tổ chức): Phân tích cấu trúc của thông tin, bao gồm các phần chính và mối quan hệ giữa các phần.
- Location (Địa điểm): Xác định bối cảnh địa lý của thông tin, nếu có.
- Advantages (Lợi ích): Những lợi thế của chính sách, kế hoạch, hành động, sản phẩm hay dịch vụ.
- Applications (Ứng dụng): Những đối tượng của chủ đề này, hoặc lý do của sự kiện này.
- Details (Chi tiết): Chi tiết của các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, màu sắc, kích cỡ,…
- Source (Nguồn): Nguồn thông tin hỗ trợ: Mẫu mã, bảng giá, địa chỉ phòng trưng bày, trung tâm hỗ trợ thông tin…
3. Cần chuẩn bị gì trước khi viết thông cáo báo chí?
Để viết tốt thông cáo báo chí, người viết phải nắm bắt những điều cơ bản sau:
- Trang bị kiến thức tổng quan về báo chí: Hiểu rõ cách viết tin, thu thập tin tức, phỏng vấn và các mô hình khi viết tin.
- Hiểu rõ đặc thù về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Nếu hoạt động trong lĩnh vực PR cho các ngành chuyên biệt như dược phẩm, mỹ phẩm, kỹ thuật,… đòi hỏi người viết cần có những hiểu biết nhất định về ngành mình phụ trách để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
- Hiểu rõ đặc thù của các cơ quan truyền thông nhận thông cáo báo chí: Mỗi cơ quan truyền thông đều có định hướng, đối tượng độc giả và tiêu chí lựa chọn tin bài riêng biệt.
- Xác định mục tiêu thông tin của thông cáo báo chí: Người viết cần xác định rõ điều mà công ty/tổ chức mong muốn đạt được thông qua thông cáo báo chí.
Ngoài những điều cơ bản đã được đề cập ở trên, để viết thông cáo báo chí hiệu quả, bạn cần đặt ra những câu hỏi then chốt sau:
- Chủ đề là gì: Xác định chủ đề chính là “kim chỉ nam” giúp bạn dẫn dắt nội dung thông cáo báo chí một cách rõ ràng, mạch lạc. Nếu bạn làm PR cho doanh nghiệp, hãy trao đổi với ban giám đốc để xác định chủ đề phù hợp. Nếu bạn làm việc trong agency, hãy lắng nghe ý kiến khách hàng để “bắt nhịp” chủ đề chính xác.
- Thông điệp được viết dành cho ai: Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng nhóm đối tượng công chúng mục tiêu để đảm bảo hiệu quả truyền tải thông tin của thông cáo báo chí là tốt nhất.
4. Những yêu cầu của thông cáo báo chí
Khi viết thông cáo báo chí, bạn cần lưu ý một số yêu cầu sau:
- Tính khách quan: Khi viết thông cáo báo chí, bạn không sử dụng ngôi nhân xưng như tôi, chúng ta,… nhằm đảm bảo tính chính xác, khách quan và chuyên nghiệp trong việc truyền đạt thông tin. Những đại từ nhân xưng chỉ nên được sử dụng trong phần trích dẫn.
- Trình bày đơn giản: Thông cáo báo chí cần được trình bày đơn giản, không sử dụng nhiều màu sắc trên văn bản (ngoại trừ phần logo tổ chức).
- Không bắt đầu một đoạn bằng chữ số: Hãy nhớ rằng bạn cần tránh bắt đầu đoạn bằng chữ số, trừ khi đó là danh sách được đánh số hoặc những trường hợp đặc biệt như ngày tháng, đơn vị đo lường và giá cả.
- Viết ngắn gọn: Thông cáo báo chí cần nhấn mạnh được những tin tức/sự kiện quan trọng hơn là việc trình bày dài dòng và lan man.
- Ngôn ngữ dễ hiểu: Không sử dụng những thuật ngữ ít thông dụng và chỉ có nghĩa hạn hẹp.
5. Bí kíp giúp bạn viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp hơn
Dưới đây là một số bí kíp giúp thông cáo báo chí của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:
- Sự ngắn gọn: Bài thông cáo báo chí chỉ nên gói gọn trong khoảng 600 – 800 từ.
- Kiểm soát thông tin: Trước khi công bố thông cáo, đảm bảo rằng thông tin đã được xác minh và kiểm tra tính chính xác. Đảm bảo rằng thông tin chỉ được phân phối cho những đối tượng mục tiêu cụ thể và một cách chính xác.
- Tránh sử dụng những lời khen, tự bình luận: Không sử dụng ngôn ngữ quá bóng bẩy và phô trương của quảng cáo cũng như không sử dụng các lời tự khen vì nó sẽ làm mất đi tính khách quan của thông cáo báo chí.
- Thời gian gửi bài: Không nên gửi bài quá muộn trong khi sự kiện cần thông báo đang diễn ra hoặc là đã qua từ lâu.
- Chọn đầu báo phù hợp để gửi thông cáo: Bạn cần tránh việc gửi đến những tờ báo không phù hợp với tin tức có trong thông cáo báo chí.
6. Kết luận
Qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ cho bạn cách viết thông cáo báo chí bằng 2 công thức chuyên gia. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp cho doanh nghiệp/tổ chức của mình.
Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ PR báo chí cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.
MIC CREATIVE – Your Success, Our Future
- Hotline: 024.8881.6868
- Email: contact@miccreative.vn
- Fanpage: MIC Creative – Truyền thông và Quảng cáo
- Địa chỉ: Tầng 5, 357-359 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
