1. Thông cáo là gì?
Thông cáo báo chí (press release) là một văn bản ngắn gọn, mang tính chính thức, được doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân phát hành nhằm cung cấp thông tin quan trọng đến giới truyền thông và công chúng. Đây là công cụ giao tiếp chuyên nghiệp, thường được viết dưới dạng súc tích (khoảng 300-500 từ), tập trung vào các sự kiện, thông báo hoặc cập nhật nổi bật.
Thông cáo báo chí thường được viết theo một cấu trúc chuẩn, dễ hiểu và bao gồm các yếu tố cơ bản như tiêu đề, địa điểm, thời gian, thông tin chi tiết về sự kiện hoặc sản phẩm, và thông tin liên hệ. Đặc biệt, thông cáo báo chí phải giữ được tính khách quan và trung thực trong việc trình bày thông tin.
Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng thông cáo báo chí với nhiều mục đích khác nhau, trong đó phổ biến nhất là:
- Truyền thông chính thức: Khi một công ty có thay đổi quan trọng như thay đổi lãnh đạo, hợp tác chiến lược, kết quả kinh doanh hoặc định hướng mới, thông cáo báo chí giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác.
- Thông báo sự kiện: Các sự kiện lớn như hội thảo, triển lãm, khai trương, kỷ niệm thành lập thường được công bố rộng rãi qua thông cáo báo chí để thu hút sự chú ý của truyền thông.
- Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới: Thông cáo báo chí giúp truyền tải thông tin đến báo chí, đối tác, khách hàng tiềm năng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Dù đều phục vụ mục tiêu quảng bá, thông cáo báo chí và bài PR có những điểm khác biệt rõ rệt:
- Tính chất: Thông cáo báo chí mang tính thông tin, khách quan, cung cấp dữ kiện “thô” để báo chí khai thác (ví dụ: “Công ty X ra mắt sản phẩm Y ngày 15/4”). Trong khi đó, bài PR thường kể chuyện, mang tính thuyết phục và cảm xúc hơn (như: “Sản phẩm Y đã thay đổi cuộc sống của tôi thế nào”).
- Đối tượng: Thông cáo nhắm đến nhà báo, biên tập viên để họ viết bài, còn bài PR hướng trực tiếp đến công chúng.
- Hình thức: Thông cáo ngắn gọn, súc tích, có cấu trúc chuẩn (tiêu đề, đoạn mở đầu, nội dung chính, thông tin liên hệ). Bài PR linh hoạt hơn, có thể dài và sáng tạo như một câu chuyện.
2. Tầm quan trọng của thông cáo trong môi trường doanh nghiệp
Thông cáo không chỉ là một mẩu tin ngắn gọn mà còn là “vũ khí chiến lược” giúp doanh nghiệp định hình hình ảnh, quản lý rủi ro và kết nối bền vững với các bên liên quan. Dưới đây là những vai trò nổi bật của thông cáo trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.
- Thông cáo như công cụ quản lý khủng hoảng
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ sự cố sản phẩm, bê bối nội bộ đến phản ứng tiêu cực từ khách hàng. Một thông cáo báo chí được chuẩn bị tốt có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình, giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ uy tín thương hiệu.
Ví dụ, năm 1993, khi Pepsi bị cáo buộc có vật thể lạ trong lon nước ngọt, hãng này nhanh chóng phát hành thông cáo báo chí, đồng thời tung video chứng minh dây chuyền sản xuất an toàn. Kết quả, niềm tin được khôi phục chỉ trong vài ngày, giảm thiểu thiệt hại đáng kể.
- Thông cáo trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với truyền thông
Thông cáo không chỉ truyền tải thông tin mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài với truyền thông. Doanh nghiệp cần phát hành thông cáo thường xuyên, cung cấp thông tin minh bạch và hợp tác với báo chí để duy trì quan hệ tốt với công chúng.
- Thông cáo trong chiến lược truyền thông và marketing
Khi ra mắt sản phẩm mới, công ty có thể sử dụng thông cáo báo chí để nâng cao nhận thức về sản phẩm, thu hút sự chú ý của người tiêu dùng và cải thiện hình ảnh công ty. Thông qua thông cáo, doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, tính năng và lợi ích để thu hút khách hàng tiềm năng.
- Thông cáo như công cụ xây dựng văn hóa công ty
Thông qua các thông cáo, doanh nghiệp có thể khẳng định tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của mình. Chẳng hạn, một công ty có thể phát hành thông cáo về các sáng kiến xã hội mà họ thực hiện, hoặc các hoạt động cộng đồng để thể hiện cam kết đối với sự phát triển bền vững.
Tùy vào mục đích và bối cảnh, thông cáo báo chí có nhiều dạng khác nhau, mỗi loại đều mang một vai trò riêng biệt. Dưới đây là những loại thông cáo phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng:
| Loại thông cáo báo chí | Mục đích | Thông tin chính cần có |
| Ra mắt sản phẩm mới | Quảng bá sản phẩm, thu hút sự chú ý của khách hàng | Tính năng nổi bật, giá cả, cách mua hàng, giá trị độc đáo |
| Sáp nhập và mua lại | Thông báo thay đổi tổ chức lớn tới cổ đông, đối tác | Mục tiêu thay đổi, định hướng tương lai, lợi ích mang lại |
| Sự kiện | Cung cấp thông tin, thu hút sự quan tâm về sự kiện | Chủ đề, thời gian, địa điểm, người tham gia |
| Quan hệ đối tác mới | Công bố hợp tác, tạo cơ hội marketing đôi bên | Thông tin các bên, lý do hợp tác, các lợi ích từ mối quan hệ đối tác này |
| Thay đổi nhận diện thương hiệu | Thông báo về việc thay đổi hình ảnh, logo hoặc màu sắc của thương hiệu | Lý do thay đổi, ngày áp dụng, thông điệp từ lãnh đạo |
| Giải thưởng | Chia sẻ thành tựu và nâng cao uy tín thương hiệu | Tên giải thưởng, lý do nhận giải và ảnh hưởng của giải thưởng đối với công ty |
| Khủng hoảng truyền thông | Xử lý các tình huống khủng hoảng, làm rõ sự thật và khôi phục uy tín | Lý do xảy ra khủng hoảng, các biện pháp đã và đang thực hiện, xin lỗi và cam kết cải thiện |
Để hiểu rõ hơn về cách soạn thảo một thông cáo báo chí hiệu quả, hãy tham khảo bài viết Mẫu thông cáo báo chí của MIC Creative để nắm bắt các nguyên tắc và cấu trúc chuẩn khi tạo thông cáo.
3. Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp
Để đảm bảo thông cáo của bạn không chỉ được chú ý mà còn mang lại hiệu quả truyền thông cao, việc viết thông cáo một cách chuẩn mực và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Dưới đây, MIC Creative sẽ chia sẻ về cấu trúc chuẩn của một thông cáo báo chí cũng như những lưu ý khi viết để đạt được hiệu quả tốt nhất.
3.1. Cấu trúc của một thông cáo chuẩn
Một thông cáo báo chí chuyên nghiệp cần phải có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các yếu tố cơ bản.
- Tiêu Đề (Headline)
Tiêu đề cần ngắn gọn (dưới 10 từ), súc tích, chứa từ khóa chính và khơi gợi sự tò mò. Ví dụ, “Pepsi Ra Mắt Nước Ngọt Không Calo Mới Tại Việt Nam” thay vì “Pepsi Có Sản Phẩm Mới”.
- Thông Tin Liên Lạc (Contact Information)
Đặt ngay đầu thông cáo, bao gồm tên người phụ trách, số điện thoại, email và website công ty. Điều này giúp các phóng viên và nhà báo dễ dàng liên hệ khi cần thêm thông tin. Ví dụ: “Liên hệ: Nguyễn Minh Anh – 0909 123 456 minhanh@company.com”.
- Phần Giới Thiệu (Lead Paragraph)
Phần này cần trả lời các câu hỏi cơ bản của một thông cáo báo chí: “Ai?”, “Cái gì?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?” và “Tại sao?” – những câu hỏi này sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin chính. Ví dụ: “Ngày 1/4/2025, tại TP.HCM, Pepsi Việt Nam ra mắt dòng nước ngọt không calo mới nhằm đáp ứng nhu cầu sống khỏe của người trẻ, với công thức cải tiến từ Mỹ.”
- Nội Dung Chính (Body)
Trình bày thông tin chi tiết về sự kiện, sản phẩm, dịch vụ hay vấn đề mà bạn muốn thông báo và nên chia thành 2-3 đoạn ngắn. Nội dung cần được tổ chức hợp lý, từ các thông tin quan trọng nhất đến các chi tiết bổ sung
- Kết Luận (Boilerplate)
Tóm tắt lại thông tin chính và khuyến khích người đọc hành động hoặc tìm hiểu thêm. Bạn có thể thêm một câu kêu gọi hành động (Call to Action – CTA) để tạo sự kết nối với người đọc.
Một mẹo mà MIC Creative gợi ý giúp thông cáo hấp dẫn dẫn hơn đó là trình bày thông tin bằng gạch đầu dòng hoặc số thứ tự giúp nội dung trực quan, dễ nắm bắt. Ngoài ra, để củng cố độ tin cậy thì có thể thêm trích dẫn từ lãnh đạo, ví dụ: ” “Bà Anna Lee, CEO TechCorp, nhấn mạnh: ‘Sản phẩm mới tiết kiệm 30% năng lượng, dẫn đầu xu hướng xanh’.”
3.2. Những lưu ý khi viết thông cáo
Viết thông cáo không chỉ là việc sắp xếp từ ngữ mà còn là cách bạn truyền tải thông điệp sao cho đúng đối tượng, đúng mục đích. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
- Chọn từ ngữ chính xác
Tránh dùng từ sáo rỗng như “tuyệt vời”, “đỉnh cao” mà không có bằng chứng cụ thể. Thay vào đó, dùng từ mang tính mô tả: “tiết kiệm 20% chi phí” hay “tăng 15% hiệu suất”.
- Giữ thông tin ngắn gọn, dễ hiểu
Độc giả thường không có nhiều thời gian, vì vậy hãy đảm bảo các thông tin quan trọng xuất hiện ngay từ đầu, trong phần tiêu đề và đoạn đầu tiên. Hãy trả lời các câu hỏi như: “Thông tin này liên quan đến ai?”, “Sự kiện này diễn ra khi nào và ở đâu?” và “Tại sao nó quan trọng?”. Tránh lan man và không cần thiết, hãy làm cho thông cáo của bạn dễ hiểu và dễ tiếp cận.
- Đảm bảo tính khách quan và trung lập
Mặc dù mục tiêu là thông báo một sự kiện hoặc sản phẩm, nhưng bạn cần đảm bảo rằng nội dung của thông cáo không mang tính quảng cáo quá mức. Thông cáo không phải là một bài PR, do đó, hãy trình bày sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ một cách rõ ràng và trung thực.
- Điều chỉnh giọng điệu
Giọng điệu của thông cáo phải đưc điều chỉnh sao cho phù hợp với đối tượng nhận thông tin. Đối với thông cáo báo chí, giọng điệu cần phải trang trọng, chuyên nghiệp, trong khi đối với thông cáo nội bộ, giọng điệu nên thân thiện và gần gũi hơn.
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Một thông cáo báo chí với lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sẽ gây mất uy tín cho doanh nghiệp của bạn. Trước khi phát hành, hãy kiểm tra kỹ lưỡng văn bản để đảm bảo không có lỗi sai. Thông cáo của bạn cần thể hiện tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cao.
Tìm hiểu thêm về Cách viết thông cáo báo chí từ MIC Creative để năm được cách viết chuẩn, nâng cao kỹ năng viết bài.
4. Cách gửi thông cáo báo chí hiệu quả
Một thông cáo được gửi đúng thời điểm, đúng kênh và đúng đối tượng sẽ tối ưu hóa cơ hội tiếp cận công chúng, báo chí và các bên liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn gửi thông cáo một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và gần gũi.
4.1. Chọn đúng thời điểm và kênh phân phối
Thời điểm gửi thông cáo báo chí:
Thời gian là yếu tố quyết định để thông cáo của bạn không bị “chìm nghỉm” giữa hàng tá email khác trong hộp thư của nhà báo. Theo các chuyên gia truyền thông khoảng thời gian từ thứ Ba đến thứ Năm, đặc biệt vào buổi sáng (8h-10h), là “khung giờ vàng” để gửi thông cáo.
Lý do là vào những ngày này, các phóng viên và nhà báo ít bận rộn hơn so với các ngày đầu tuần hoặc cuối tuần, giúp họ có thời gian để tiếp nhận và làm việc với thông cáo của bạn.
Kênh phân phối thông cáo:
- Email báo chí: Đây là kênh phổ biến nhất để gửi thông cáo, đặc biệt khi bạn muốn gửi đến các phóng viên hoặc nhà báo. Hãy chắc chắn rằng tiêu đề email của bạn rõ ràng và thu hút sự chú ý.
- Hệ thốngPR Distribution: Các nền tảng phân phối thông cáo báo chí như Cision, PR Newswire (quốc tế) hoặc các dịch vụ nội địa như MIC Creative cung cấp giải pháp phân phối thông cáo đến nhiều báo chí cùng lúc, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ phủ sóng rộng.
MIC Creative khuyến nghị bạn nên đính kèm file PDF hoặc link Google Drive chứa thông cáo và hình ảnh minh họa chất lượng cao để báo chí dễ dàng sử dụng.
4.2. Danh sách các kênh báo chí phù hợp tại Việt Nam
Việt Nam có hệ thống báo chí phong phú, từ báo điện tử lớn đến các trang chuyên ngành. Việc chọn đúng kênh báo chí không chỉ giúp thông điệp của bạn lan tỏa mà còn tăng uy tín cho doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp các tờ báo uy tín và gợi ý liên hệ:
| Tên Báo | Đặc điểm | Phù hợp | Liên hệ |
| VnExpress | Báo điện tử hàng đầu với hơn 140 triệu lượt truy cập/tháng, phủ sóng đa lĩnh vực (kinh tế, công nghệ, đời sống). | Thông cáo ra mắt sản phẩm, sự kiện lớn hoặc tin tức kinh doanh. | Ban Kinh tế (kinhte@vnexpress.net) hoặc ban Công nghệ nếu liên quan đến sản phẩm số. |
| VietnamNet | Báo chính thống thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, mạnh về thời sự, kinh doanh và công nghệ. | Thông cáo sáp nhập, quan hệ đối tác hoặc giải thưởng doanh nghiệp. | Email phòng biên tập (toasoan@vietnamnet.vn) hoặc gọi hotline tòa soạn. |
| Dân trí | Uy tín với tin tức xã hội, kinh tế, giao diện thân thiện, hơn 67 triệu lượt truy cập/tháng. | Thông cáo CSR (trách nhiệm xã hội), sự kiện cộng đồng hoặc khủng hoảng truyền thông. | Ban Xã hội (xahoi@dantri.com.vn) hoặc phòng PR. |
| Cafebiz | Tập trung vào kinh doanh, khởi nghiệp, đối tượng là doanh nhân và người trẻ năng động. | Thông cáo khởi nghiệp, sản phẩm sáng tạo hoặc câu chuyện thương hiệu. | Ban Kinh doanh (kinhdoanh@cafebiz.vn). |
| Báo tuổi trẻ | Báo lớn với độc giả trẻ, đa dạng chủ đề từ thời sự đến giải trí. | Thông cáo sự kiện, sản phẩm hướng đến giới trẻ hoặc thông tin văn hóa. | Ban Bạn đọc (bandoc@tuoitre.com.vn) hoặc ban Văn hóa. |
Hầu hết các báo đều có phòng PR hoặc ban biên tập chuyên trách tiếp nhận thông cáo. Trước khi gửi, hãy gọi điện xác nhận email chính thức hoặc hỏi tên người phụ trách để tăng tính cá nhân hóa. Ví dụ: “Tôi muốn gửi thông cáo đến anh/chị phụ trách mảng Kinh tế của VietnamNet, xin vui lòng hướng dẫn”.
Tham khảo Các trang báo chính thống từ MIC Creative để có thêm lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp theo từng lĩnh vực hoạt động.
5. Dịch vụ viết và phân phối thông cáo báo chí cho doanh nghiệp
Nếu bạn muốn thông cáo báo chí không chỉ là một bài viết cho có mà thực sự phát huy hiệu quả, việc tự thực hiện đôi khi không phải là lựa chọn tối ưu. Đây là lúc các dịch vụ viết và phân phối thông cáo báo chí chuyên nghiệp trở thành người bạn đồng hành đáng giá của doanh nghiệp.
Vậy khi nào bạn nên cân nhắc thuê đơn vị chuyên nghiệp?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến dịch vụ chuyên nghiệp ngay từ đầu, nhưng có những thời điểm mà việc hợp tác với một đơn vị PR chuyên nghiệp là lựa chọn thông minh và cần thiết:
- Thiếu nguồn lực nội bộ
Nếu đội ngũ của bạn không có chuyên viên viết lách hoặc không đủ thời gian để nghiên cứu, soạn thảo và phân phối thông cáo báo chí, việc thuê ngoài sẽ giúp giảm tải áp lực, đồng thời đảm bảo chất lượng nội dung không bị hời hợt.
- Cần truyền tải thông điệp quan trọng
Một sự kiện ra mắt sản phẩm, thông báo thay đổi chiến lược, hay phản hồi trước khủng hoảng là những cột mốc đòi hỏi sự chính xác, chuyên nghiệp và kịp thời. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ biết cách “đánh bóng” câu chuyện của bạn mà vẫn giữ được tính chân thực.
- Mở rộng độ phủ sóng
Nếu bạn nhắm đến việc xuất hiện trên các tờ báo lớn hoặc tiếp cận đúng đối tượng độc giả, tự mình làm có thể không đủ sức cạnh tranh. Các đơn vị chuyên nghiệp thường có mạng lưới quan hệ rộng và kinh nghiệm để đưa thông điệp của bạn đi xa hơn.
- Đối mặt với khủng hoảng truyền thông
Thông cáo báo chí không chỉ dùng để quảng bá mà còn là “lá chắn” hữu hiệu trong lúc khó khăn. Nếu doanh nghiệp bạn chưa từng xử lý khủng hoảng, việc giao phó cho một đội ngũ dày dạn kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ uy tín.
Việc đầu tư vào một dịch vụ PR chuyên nghiệp không chỉ là chi phí mà còn là khoản đầu tư mang lại giá trị vượt trội. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà bạn có thể kỳ vọng:
- Tiết kiệm thời gian, đảm bảo hiệu quả truyền thông
Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ thay bạn xử lý toàn bộ quy trình này, từ lên ý tưởng, viết bài đến gửi đi các kênh báo chí, giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào các chiến lược kinh doanh.
- Tiếp cận đúng hệ thống báo chí phù hợp
Các đơn vị PR chuyên nghiệp sở hữu kiến thức sâu rộng về đặc điểm từng kênh truyền thông, từ lượng độc giả, phong cách viết đến mức độ ảnh hưởng. Họ biết cách chọn lọc và phân phối thông cáo báo chí đến đúng nơi, đúng người, giúp thông điệp của bạn không bị “lạc trôi” giữa hàng ngàn tin tức mỗi ngày.
- Có sẵn media list và kinh nghiệm xử lý khủng hoảng
Một trong những ưu điểm nổi bật của các đơn vị PR chuyên nghiệp chính là mạng lưới media – danh sách các nhà báo, biên tập viên và tòa soạn uy tín. Điều này giúp thông cáo của bạn được ưu tiên và nhanh chóng đăng tải.
Trong tình huống khủng hoảng truyền thông, đội ngũ chuyên nghiệp sẽ nhanh chóng chuẩn bị thông cáo phản hồi và hợp tác chặt chẽ với báo chí để kiểm soát dư luận, giảm thiểu thiệt hại. Kinh nghiệm và mối quan hệ của họ chính là yếu tố quyết định giúp xử lý tình huống hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để đồng hành trong hành trình truyền thông, MIC Creative là cái tên không thể bỏ qua. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và PR, MIC Creative tự hào mang đến dịch vụ viết và phân phối thông cáo báo chí toàn diện, giúp doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn khẳng định vị thế trên thị trường.
Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Viết thông cáo báo chí phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp.
- Phân phối thông cáo báo chí đến các cơ quan truyền thông uy tín.
- Tư vấn chiến lược truyền thông, hỗ trợ xử lý khủng hoảng khi cần thiết.
Chúng tôi cam kết sẽ là đối tác tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp để kể câu chuyện của mình với thế giới. Hãy để MIC Creative giúp bạn tạo ra những thông cáo báo chí đầy ấn tượng, đưa doanh nghiệp bạn đến gần hơn với công chúng và các đối tác.
6. Kết luận
Qua bài viết trên, MIC Creative đã chia sẻ cho bạn những thông tin về thông cáo báo chí là gì cũng như cũng như cách sử dụng hiệu quả để tối ưu hóa mục tiêu truyền thông. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn tự tin tạo ra những thông cáo ấn tượng, chuyên nghiệp và chinh phục mọi đối tượng độc giả!
Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ PR báo chí cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.
