Zalo ZNS là gì? Hướng dẫn đăng ký sử dụng tin nhắn ZNS

1. Zalo ZNS là gì?

Zalo ZNS (Zalo Notification Service) hay còn gọi là dịch vụ thông báo Zalo, cho phép các doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động đến khách hàng thông qua tài khoản Zalo Official Account (OA). Đây là một kênh giao tiếp chính thống và bảo mật, giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin quan trọng như xác nhận giao dịch, nhắc nhở lịch hẹn, thông báo đơn hàng.

• Ưu điểm vượt trội của Zalo ZNS
  • Không yêu cầu khách hàng phải là bạn bè với OA: Tin nhắn ZNS sẽ được gửi đến số điện thoại khách hàng có đăng ký Zalo.
  • Không bị chặn bởi thuật toán tin nhắn rác: Zalo ZNS hoạt động theo cơ chế API chính thức của Zalo, đảm bảo rằng các tin nhắn được gửi chỉ liên quan đến giao dịch thực tế và không bị nhận diện là tin nhắn rác.
  • Có thể cá nhân hóa nội dung thông báo: ZNS hỗ trợ tùy chỉnh nội dung tin nhắn theo từng khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra trải nghiệm gần gũi,đáng tin cậy, giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận và phản hồi thông tin.
  • Chi phí tối ưu: So với SMS truyền thống, ZNS có chi phí thấp hơn và tiếp cận trực tiếp người dùng Zalo.

2. Lợi ích của Zalo ZNS với các doanh nghiệp

• Tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả và nhanh chóng

Zalo là nền tảng nhắn tin phổ biến nhất tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận người dùng chỉ với số điện thoại đăng ký Zalo. Với tỷ lệ gửi tin nhắn thành công lên đến 90%, Zalo ZNS đảm bảo thông tin được chuyển đến khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, góp phần tối ưu quá trình chăm sóc và quản lý khách hàng.

• Điều chỉnh nội dung linh hoạt, trực quan và chuyên nghiệp

ZNS cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh nội dung tin nhắn lên đến 400 ký tự có dấu, giúp truyền tải thông tin rõ ràng và đầy đủ. Ngoài văn bản, tin nhắn còn có thể đính kèm đường dẫn, nút gọi nhanh và logo thương hiệu, giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và tối ưu trải nghiệm người dùng.

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu ngân sách

Khác với SMS truyền thống, Zalo ZNS chỉ tính phí đối với các tin nhắn gửi thành công, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn và tối đa hóa hiệu quả của chiến dịch chăm sóc khách hàng. Điều này mang lại giải pháp kinh tế hơn, song cũng vẫn đảm bảo hiệu suất cao trong giao tiếp với khách hàng.

• Đăng ký sử dụng dễ dàng

ZNS hoạt động trực tiếp trên nền tảng Zalo, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng mà không cần phần mềm hoặc ứng dụng bổ sung. Chỉ với vài bước thiết lập cơ bản, doanh nghiệp có thể bắt đầu gửi tin nhắn hàng loạt đến khách hàng một cách thuận tiện, không đòi hỏi kỹ thuật phức tạp.

• Đo lường và theo dõi kết quả chi tiết

Hệ thống báo cáo ZNS cung cấp dữ liệu chi tiết về trạng thái gửi tin, phản hồi từ khách hàng và nguyên nhân gửi không thành công. Doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hiệu quả của từng chiến dịch, từ đó đưa ra các điều chỉnh hợp lý.

• Hỗ trợ tương tác hai chiều, nâng cao trải nghiệm người dùng

Khi khách hàng phản hồi tin nhắn ZNS, doanh nghiệp có thể tiếp tục cuộc trò chuyện ngay trên Tài khoản Zalo Official Account (OA). Điều này giúp rút ngắn thời gian trao đổi, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng và tăng cường sự gắn kết với thương hiệu.

3. Cách thức hoạt động của Zalo ZNS

Zalo ZNS hoạt động dựa trên phương thức API (Application Programming Interface), cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động đến khách hàng thông qua số điện thoại đăng ký Zalo. Đây là một hệ thống kết nối trực tiếp giữa nền tảng của doanh nghiệp và hệ thống Zalo để xử lý và truyền tải thông báo một cách nhanh chóng, chính xác, bảo mật cao.

Đi sâu hơn là quy trình gửi tin nhắn của ZNS gồm 5 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Doanh nghiệp xác thực và cấp quyền API

Tại giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần đăng ký và xác thực tài khoản Zalo Official Account (Zalo OA). Sau đó, hệ thống Zalo sẽ cấp quyền API cho doanh nghiệp để được phép gửi tin nhắn qua ZNS.

Giai đoạn 2: Gửi yêu cầu tin nhắn đến hệ thống Zalo

Doanh nghiệp sử dụng API để gửi yêu cầu tin nhắn ZNS, trong đó bao gồm:

• Số điện thoại khách hàng dùng để đăng ký Zalo.
• Loại tin nhắn (Xác nhận giao dịch, OTP, nhắc hẹn,…).
• Nội dung tin nhắn (Có thể kèm tên khách hàng, mã đơn hành, thời gian giao dịch, đường dẫn hoặc nút gọi nhanh).
• Logo thương hiệu (nếu có) để tăng nhận diện thương hiệu.

Giai đoạn 3: Hệ thống Zalo xử lý và kiểm duyệt nội dung

Hệ thống của Zalo sẽ kiểm tra yêu cầu tin nhắn để đảm bảo nội dung tuân thủ quy định (không spam, không quảng cáo). Nếu nội dung hợp lệ, tin nhắn sẽ được xử lý và gửi đến khách hàng trong khoảng thời gian cố định.

Giai đoạn 4: Tin nhắn được gửi đến khách hàng có tương tác trước đó

Tin nhắn ZNS sẽ hiển thị trong thư mục “Thông báo dịch vụ” của khách hàng trên ứng dụng Zalo. Nếu khách hàng có bất kỳ phản hooig nào, họ có thể tương tác trực tiếp với doanh nghiệp qua Zalo OA.

Giai đoạn 5: Báo cáo kết quả và theo dõi hiệu suất

Hệ thống Zalo ghi nhận trạng thái gửi tin (gửi thành công, thất bại, khách hàng đã đọc hay chưa). Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể phân tích các chỉ số để đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

4. Điều kiện để sử dụng Zalo ZNS

Vậy bạn/doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện gì để sử dụng Zalo ZNS?

4.1. Điều kiện cơ bản

Để có thể sử dụng dịch vụ Zalo Notification Service (ZNS), doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu bắt buộc sau:

• Đăng ký và xác thực tài khoản Zalo Official Account (Zalo OA): Đây là yếu tố tiên quyết để gửi tin nhắn qua ZNS. Đồng thời, tài khoản OA phải được xác minh và tuân thủ các quy định của Zalo.
• Đảm bảo danh sách số điện thoại khách hàng đã đăng ký Zalo: ZNS không hỗ trợ gửi tin nhắn đến người dùng chưa đăng ký hoặc không sử dụng Zalo.

4.2. Điều kiện tiêu chuẩn để được phê duyệt nội dung tin nhắn

Bên cạnh điều kiện cơ bản, doanh nghiệp sử dụng ZNS cần đảm bảo những điều kiện tiêu chuẩn để được phê duyệt nội dung tin nhắn. Việc này nhằm mục đích bảo vệ người dùng khỏi các nội dung spam, lừa đảo.

• Tiêu chuẩn về nội dung
  • Mục đích chăm sóc khách hàng (CSKH): Nội dung tin nhắn phải liên quan đến việc chăm sóc khách hàng, như: Cập nhật tình trạng giao dịch; Thông báo thay đổi dịch vụ khách hàng đang sử dụng; Thông báo tài chính, ngân hàng.
  • Không chứa nội dung quảng cáo: Zalo không phê duyệt các tin nhắn mang tính chất quảng cáo, tiếp thị hoặc gây phiền hà cho người nhận.
  • Định danh người nhận: Tin nhắn cần xác định rõ ràng người nhận thông qua các thông tin như tên, mã khách hàng, mã đơn hàng hoặc các thông tin định danh khác.
  • Hạn chế sử dụng đường dẫn và số điện thoại trong nội dung: Thay vì chèn trực tiếp, doanh nghiệp nên sử dụng nút thao tác (CTA) đi kèm để dẫn dắt khách hàng thực hiện hành động mong muốn.

Một số nội dung bị cấm:

• • Tin nhắn mang tính quảng cáo, tiếp thị.
  • Tin nhắn thiếu định danh người nhận (tên khách hàng, mã đơn hàng hoặc mã giao dịch).
• Tiêu chuẩn hình thức

Tin nhắn ZNS cũng phải đảm bảo một số tiêu chuẩn về hình thức trình bày để nâng cao trải nghiệm người dùng và năng lực chuyên môn của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• • Chính tả và ngữ pháp: Nội dung tin nhắn phải được viết đúng chính tả, ngữ pháp và không có lỗi đánh máy.
  • Sử dụng tiếng Việt có dấu: Khuyến khích sử dụng tiếng Việt có dấu để đảm bảo rõ ràng và tránh hiểu lầm.
  • Logo của Official Account (OA): Logo cần tuân thủ kích thước chuẩn (400×96 pixel) và hỗ trợ cả hai chế độ hiển thị: sáng (light mode) và tối (dark mode) trên ứng dụng Zalo.

5. Cách đăng ký sử dụng Zalo ZNS cho doanh nghiệp

Theo nội dung điều kiện sử dụng đã được đề cập trong mục 4.1, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản Zalo OA trước tiên. Sau đó mới tiến hành sử dụng Zalo ZNS.

5.1. Đăng ký tạo tài khoản và xác thực Zalo OA

Bước 1: Tạo tài khoản Zalo OA và xác thực thông tin OA với Zalo.

• Truy cập địa chỉ liên kết Zalo OA https://oa.zalo.me/home >> Chọn Tạo Official Account ngay để đăng ký tài khoản OA.

• Đăng nhập tài khoản Zalo (cá nhân) >> Chọn loại tài khoản Doanh nghiệp >> Chọn Đăng ký.

• Tiếp tục hoàn thiện các thông tin gồm có:
  • Danh mục hoạt động.
  • Tên Official Account.
  • Thông tin giới thiệu doanh nghiệp.
  • Ảnh đại diện (kích thước tối thiểu là 240x240px, định dạng JPG/PNG với dung lượng tối đa 15MB).
  • Ảnh bìa (Kích thước tối thiểu 320x180px, định dạng PNG/JPG với dung lượng tối đa 15MB.
• Sau đó nhấn Tạo tài khoản OA.

Lưu ý: Tên OA sẽ là tên hiển thị thương hiệu của Doanh nghiệp tới người dùng Zalo.

Sau khi đăng ký, người tạo sẽ nhận được thông báo thời gian chờ duyệt & kết quả từ OA Zalo Official Account. Ban quản trị Zalo OA thường sẽ phản hồi kết quả trong vòng 2-3 ngày làm việc, có 1 số trường hợp thời gian sẽ lên tới 7 ngày làm việc.

Bước 2: Xác thực tài khoản Zalo OA sau khi nhận thông báo đăng ký thành công.

• Lựa chọn 1 trong 3 phương án xác thực để gửi đến Ban quản trị Zalo Official Account >> Bấm Bắt đầu xác thực.

Lưu ý: Tên giao dịch khác có thể hiểu là tên của loại hình dịch vụ, sản phẩm, dự án, chương trình mà chủ thể đăng ký đang kinh doanh/triển khai và khác với tên của doanh nghiệp.

Bước 3: Trong quá trình điền thông tin doanh nghiệp theo phương án xác thực đã chọn, lưu ý:

• Điền thông tin doanh nghiệp tương ứng với thông tin thể hiện trên giấy Đăng ký kinh doanh tải lên.
• Người đăng ký Official Account kiểm tra thông tin được điển chính xác để quá trình xác thực tài khoản diễn ra nhanh chóng.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả.

• Thời gian xét duyệt yêu cầu xác thực OA theo quy trình và chính sách trong vòng 7 ngày làm việc.
• Ngoài ra, ban quản trị Zalo OA có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin hoặc các giấy tờ khác nhằm đảm bảo Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh đang hoạt động hợp pháp.
• Nếu được xét duyệt xác thực thành công, thông báo sẽ được gửi tới quan trị trong mục Tin nhắn hệ thống trên trang admin OA.

5.2. Đăng ký sử dụng gửi tin nhắn Zalo ZNS

Sau khi đăng ký xác thực tài khoản OA thành công, doanh nghiệp cần thực hiện tiếp tục các bước sau để đăng ký dịch vụ gửi tin nhắn ZNS.

Bước 1: Tạo ứng dụng truy cập API.

• Truy cập trang Zalo for Developers và vào trang Tạo ID ứng dụng mới >> Điền đầy đủ các thông tin: Tên hiển thị, Danh mục, Mô tả >> Chọn Tôi không phải người máy >> Chọn Tạo ID ứng dụng.

Bước 2: Kích hoạt ứng dụng.

• Sau khi Tạo ứng dụng thành công, doanh nghiệp tiếp tục điền các thông tin theo yêu cầu như: Số điện thoại, email, biểu tượng (icon ứng dụng) và miền ứng dụng (tùy chọn) để kích hoạt ứng dụng.
• Bấm chuyển chế độ Chưa kích hoạt sang Kích hoạt ứng dụng để có thể thực hiện các API với mọi người dùng

Bước 4: Yêu cầu cấp mới mã truy cập OA Access Token để gửi ZNS.

Vì thao tác yêu cầu cấp mới mã OA Access Token tương đối phức tạp, doanh nghiệp cần kết hợp với đội ngũ kỹ thuật nội bộ để thao tác theo hướng dẫn của Zalo.

Đối với Hộ kinh doanh, các bạn có thể sử dụng dịch vụ quảng cáo Zalo Ad của các đơn vị thuê ngoài để nhận được hỗ trợ kỹ thuật chính xác nhất.

Bước 5: Kiểm tra lại kết nối giữa App và tài khoản OA.

• Chọn Official Account dưới mục Sản phẩm >> Kiểm tra mục Liên kết Official Account >> Chọn Liên kết tới OA của bạn.

Bước 6: Tạo tài khoản Zalo Cloud Account (ZCA) liên kết với OA và ứng dụng.

Lưu ý: ZCA là công cụ quản lý số dư tiền để sử dụng tính năng tính phí của các tài khoản Zalo OA và các ủy quyền của Doanh nghiệp (App ID).

Cách tạo Zalo Cloud Account thứ nhất:

• Truy cập trang Quản lý liên kết >> Chọn Quản lý >> Chọn Quản lý tài khoản >> Chọn Quản lý liên kết.
• Điền đầy đủ thông tin bắt buộc >> Bấm Tạo và liên kết.

Cách tạo Zalo Cloud Account thứ hai:

• Truy cập vào trang tạo tài khoản Zalo Cloud Account tại đây >> Đăng nhập từ Zalo cá nhân và điền tên Zalo Cloud Account (Tên tài khoản nên là tên đăng ký kinh doanh của Doanh Nghiệp).
• Tiếp đến bạn cần điền Thông tin doanh nghiệp >> Chọn Tiếp tục để chuyển sang phần Kết nối với tài khoản Zalo OA của doanh nghiệp.

• Chuyển sang phần Kết nối ứng dụng >> Chọn Kết nối >> Chọn Tiếp tục.

• Đọc và đồng ý với Quyền riêng tư và Điều khoản >> Bấm Hoàn thành.

Bước 7: Nạp tiền trả trước vào số dư tài khoản trong ZCA.

• Bạn có thể nạp tiền vào tài khoản ZCA bằng phương thức Nạp trực tuyến hoặc Chuyển khoản qua đường liên kết: https://account.zalo.cloud/topup.

Bước 8: Tạo mẫu tin và tiến hành gửi ZNS.

Sau khi đăng ký thành công tài khoản sử dụng gửi tin Zalo ZNS, các bạn tham khảo các bước Tạo mẫu tin và tiến hành gửi ZNS trong bài viết riêng dưới đây: Hướng dẫn tạo mẫu tin và tiến hành gửi ZNS chi tiết nhất

6. Thông tin chi phí sử dụng Zalo ZNS

Để sử dụng Zalo ZNS, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cần cân nhắc đến 2 đầu phí sau: ZNS Template và ZNS Follower API. Tuy nhiên, hiện tại Zalo chỉ còn hỗ trợ dịch vụ ZNS Template API.

ZNS Template API được hiểu là một loại ZNS thể hiện ở dạng dữ liệu đọc được trên thiết bị của khách hàng. Điều kiện để thực hiện:

• Số điện thoại khách hàng gắn với tài khoản OTT Zalo.
• Người dùng xác nhận đồng ý nhận ZNS Template API.
• Thỏa mãn các điều kiện khởi tạo lệnh ZNS Template API.

Đơn giá cho mỗi loại Lệnh ZNS Template API ở trạng thái xử lý thành công gồm có:

Với từng loại lệnh sẽ tương ứng với một mục đích nội dung tin nhắn khác nhau.

• Loại 1 áp dụng cho tất cả nội dung OTP.
• Loại 2 áp dụng cho các loại nội dung khác.
• Loại 3 không bao gồm tùy chọn CTA gắn link tới website, tổng đài hoặc Official Account của Đối tác Dịch vụ và chỉ được áp dụng cho nhóm đối tượng OA.
• Hành Chính Công: Các thông báo liên quan đến các quy trình hành chính trong cơ quan nhà nước, thông báo về các quyết định hành chính, thông báo lịch làm việc, giấy mời, hay các thủ tục hành chính cần thiết cho người dân.
• Tiện Ích Công: Thông báo về dịch vụ tiện ích công cộng như nước, điện, xử lý rác thải, thông báo về cắt điện nước, các dịch vụ công cộng có liên quan đến hoạt động phục vụ cộng đồng.
• Cơ Quan Nhà Nước: Các thông báo từ các cơ quan nhà nước cung cấp thông tin cho người dân, như là thông báo về chính sách, thay đổi luật pháp, thông báo công khai về quy định mới từ các cơ quan nhà nước.
• Loại 4 áp dụng cho tất cả nội dung yêu cầu thanh toán.
• Loại 5 áp dụng cho tất cả nội dung gửi mã giảm giá, voucher.

7. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng Zalo ZNS

• Số lượng ký tự tối thiểu khi gửi tin ZNS là bao nhiêu?

Ở mức độ cơ bản, ZNS cho phép số ký tự tối thiểu là 250 có dấu. Tuy nhiên, với từng loại ZNS sẽ có quy định về số lượng ký tự cho phép khác nhau.

• Zalo ZNS có miễn phí không?

Zalo ZNS không hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp phải trả phí cho mỗi tin nhắn ZNS được gửi thành công đến khách hàng. Tuy nhiên, so với các kênh truyền thống như SMS, chi phí gửi tin nhắn qua Zalo ZNS tiết kiệm hơn đáng kể. Một số nhà cung cấp dịch vụ có thể cung cấp ưu đãi, như tặng số lượng tin nhắn miễn phí ban đầu khi doanh nghiệp đăng ký và nạp tiền.

• Ai có thể sử dụng Zalo ZNS?

Bất kỳ cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức, cộng đồng, nhãn hàng hoặc thương hiệu nào cũng có thể sử dụng Zalo ZNS, với điều kiện:

• • Sở hữu tài khoản Zalo Official Account (OA) đã được xác thực (tích vàng).
  • Hoạt động kinh doanh hợp pháp, không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam.

• Zalo ZNS có thể gửi cho tất cả người dùng không?

Zalo ZNS cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn đến người dùng Zalo thông qua số điện thoại, ngay cả khi họ chưa theo dõi Zalo OA của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tránh spam, nội dung tin nhắn nên liên quan đến giao dịch hoặc dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng hoặc quan tâm.

• Có bao nhiêu dạng thông báo chính Zalo ZNS?

Tùy thuộc vào mục đích khác nhau, Zalo ZNS được chia thành 4 dạng thông báo chính:

• • ZNS dạng bảng: Nhằm mục đích thông báo hóa đơn dịch vụ, thông tin cập nhật đơn hàng, thông tin giao dịch, lịch sử mua hàng,…
  • ZNS văn bản: Thông báo chi tiết nội dung liên quan đến giao dịch của khách hàng.
  • ZNS OTP: Thông báo xác thực mã OTP khi thực hiện đăng nhập trên các ứng dụng online.
  • ZNS đánh giá dịch vụ: Thông báo gửi đến khách hàng đã trải nghiệm sản phẩm để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.

• Trong trường hợp OA bị từ chối xác thực, tôi cần làm gì?

Bạn cần đọc kĩ phản hồi trong tin nhắn từ Ban quản trị Zalo OA để thực hiện xác thực lại bằng cách cung cấp lại Bộ hồ sơ xác thực, bao gồm: toàn bộ giấy tờ xác thực đã gửi trước đó cùng với giấy tờ/thông tin được yêu cầu bổ sung thêm.

Nếu có thắc mắc khác hoặc khiếu nại, vui lòng gửi email đến oa@zalo.me để được giải đáp.

• Sau khi nhận tin nhắn ZNS, khách hàng có phản hồi được không?

Khách hàng có thể phản hồi như một tin nhắn bình thường. Tương tự, doanh nghiệp có nhận và trả lời miễn phí phản hồi từ người dùng (theo quy định về lệnh phản hồi) thông qua công cụ OA chat hoặc lệnh API (tích hợp kỹ thuật).

8. Kết luận

Từ những nội dung trên đây, chúng tôi hi vọng dù bạn đang làm trong môi trường doanh nghiệp hay là hộ kinh doanh cá nhân, đều dễ dàng hiểu được Zalo ZNS là gì. Cùng với đó là kiến thức hướng dẫn cách đăng ký sử dụng Zalo ZNS dễ dàng và nhanh chóng.

Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ Zalo ZNS cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.