Bí quyết xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng hiệu quả và đơn giản 2023

Đăng ngày: 24/06/2023

Tác giả:

Lưu đồ quy trình bán hàng là một công cụ quan trọng trong kinh doanh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành trình của khách hàng từ khi biết đến sản phẩm đến khi quyết định mua hàng. Năm 2023 sẽ là một năm đầy thách thức và cơ hội cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán hàng, khi mà thị trường ngày càng cạnh tranh và khách hàng ngày càng thông minh và đòi hỏi cao. Trong bài viết này, MIC Creative sẽ chia sẻ với bạn những yếu tố cần thiết để xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng hiệu quả.

1. Lưu đồ quy trình bán hàng là gì ?

2. Lợi ích của lưu đồ quy trình bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình bán hàng đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng lưu đồ bán hàng mang lại những lợi ích sau:

Hiểu rõ mức độ bán hàng hiện tại: Khi có một sơ đồ quy trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu suất bán hàng của mình. Bên cạnh đó, bạn sẽ tìm ra được điểm mạnh và điểm yếu, cũng như các cơ hội và thách thức trong quá trình bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh và cải thiện quy trình bán hàng cho phù hợp với thị trường, khách hàng.
Tăng trưởng doanh số bán hàng: Đây là lợi ích quan trọng nhất trong lưu đồ bán hàng. Khi quy trình bán hàng được xây dựng và thực hiện một cách chuẩn xác, doanh nghiệp có thể tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành. Điều đó, góp phần giữ chân khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp
Đem đến nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng: Lưu đồ quy trình bán hàng sẽ mang lại cho khách hàng nhiều trải nghiệm tốt trong quá trình mua hàng. Doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích, những lời khuyên chân thành, những giải pháp phù hợp với nhu cầu và điểm đau của họ, cũng như những dịch vụ hậu mãi chất lượng. Điều này sẽ giúp bạn tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Dễ dàng đề ra chiến lược thúc đẩy, cải tiến: Khi biết được mức độ bán hàng hiện tại, doanh nghiệp có thể đặt ra các mục tiêu bán hàng cụ thể và đo lường được kết quả của các hoạt động bán hàng. Từ đó, có thể đưa ra những chiến lược tiếp thị phù hợp nhằm thúc đẩy và cải tiến quy trình bán hàng sao cho hiệu quả.
Giảm bớt thách thức cho doanh nghiệp: Khi có một lưu đồ quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể giảm bớt được nhiều thách thức trong việc bán hàng như thiếu nhất quán trong cách tiếp cận khách hàng, khó khăn trong việc theo dõi và quản lý khách hàng, mất cơ hội bán hàng do không chăm sóc khách hàng kịp thời…Nhờ vậy, bạn sẽ duy trì được sự chuyên nghiệp và uy tín cũng như tăng cơ hội thành công trong việc kinh doanh.

3. Những thách thức và cơ hội khi sử dụng lưu đồ bán hàng

Sử dụng lưu đồ quy trình bán hàng là một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm bắt và quản lý các khách hàng tiềm năng từ khi tiếp xúc đến khi chuyển thành khách hàng thực. Tuy nhiên, sử dụng lưu đồ quy trình bán hàng cũng đồng nghĩa với việc đối mặt với những thách thức và cơ hội nhất định như:

Cơ hội:

**Cơ hội của doanh nghiệp khi sử dụng lưu đồ bán hàng**

– Sử dụng lưu đồ bán hàng giúp doanh nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng của mình.

– Lưu đồ bán hàng giúp cho người dùng có thể hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

– Tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình bán hàng.

– Là một công cụ quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên và giám sát hoạt động bán hàng của họ.

Thách thức:

**Những thách thức khi doanh nghiệp sử dụng lưu đồ bán hàng**

– Khó khăn trong việc triển khai lưu đồ bán hàng do yêu cầu kỹ thuật và tài chính cao.

– Việc thực hiện lưu đồ bán hàng không được chính xác hoặc không được tuân thủ đúng quy trình có thể dẫn đến những sai sót trong quá trình bán hàng.

– Đòi hỏi sự tập trung và chú ý từ nhân viên để đảm bảo quy trình bán hàng được thực hiện đúng quy trình.

4. Tìm hiểu 7 bước trong lưu đồ bán hàng của doanh nghiệp

Lưu đồ bán hàng là một quy trình hệ thống hóa các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp từ khi tiếp cận khách hàng tiềm năng cho đến khi chốt đơn và chăm sóc khách hàng. Lưu đồ bán hàng gồm 7 bước cơ bản, mỗi bước đều có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

4.1. Lên kế hoạch bán hàng chi tiết và cụ thể

Bất kỳ một hoạt động bán hàng nào trước khi có thể bán hàng thành công thì mọi người cần phải lên kế hoạch chi tiết và cụ thể. Giai đoạn này vô cùng quan trọng và là một trong những bước đặt nền móng cho quy trình bán hàng vì vậy cần chú trọng đặc biệt. Để lên được kế hoạch, bạn cần xác định được:

**Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết và tổng quan**

Về sản phẩm, dịch vụ: Các thông tin chính xác về ưu nhược điểm. Lợi ích khi khách hàng sử dụng nó.
Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng: Thông qua các yếu tố như độ tuổi, tính cách, đặc điểm, nhu cầu,… để xác định nhóm đối tượng khách hàng. Lượng khách hàng này bạn có thể tìm kiếm bằng cách liên hệ người thân, bạn bè hoặc từ hoạt động Marketing của doanh nghiệp.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bán hàng: Các loại giấy tờ giới thiệu, hình ảnh hàng mẫu, giá, card visit,… để khách hàng có thể thuận tiện xem trong quá trình mua sản phẩm.
Thiết lập kế hoạch bán hàng: Xác định thời gian, địa điểm tiếp cận, các hình thức bán hàng online hay truyền thống.

4.2. Tìm kiếm khách hàng mục tiêu

Đây chính là bước thứ hai mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện trong lưu đồ quy trình bán hàng. Việc xây dựng, tìm kiếm danh sách khách hàng tiềm năng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những khách hàng không có triển vọng, bên cạnh đó còn có thể khai thác được tối đa lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm.Để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng các phương pháp như:

Tận dụng các mối quan hệ cá nhân, xã hội, chuyên nghiệp để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho người thân, bạn bè, đồng nghiệp, đối tác,…
Sử dụng các kênh truyền thông, quảng cáo online và offline để thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu.
Tham gia các sự kiện, hội thảo, triển lãm, hội chợ,… liên quan đến ngành hàng của mình để gặp gỡ và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Sử dụng các công cụ CRM để quản lý và phân loại khách hàng theo các tiêu chí như nhu cầu, sở thích, hành vi mua hàng,…

4.3. Tiếp cận khách hàng mục tiêu

Trong quy trình bán hàng, bạn cần nắm rõ bước này. Bạn sẽ tiếp cận khách hàng để tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của họ. Ngoài ra, trong giai đoạn này bạn cần thiết lập mối quan hệ tốt và để lại ấn tượng tốt cho khách hàng. Bạn sẽ thuyết phục khách hàng mua sản phẩm bằng cách tác động vào tâm lý của họ.

Điều này không quá khó nếu bạn có thể để lại ấn tượng tốt trong từ lần gặp đầu tiên thì tỷ lệ doanh thu tăng lên đáng kể. Dưới đây là một số phương pháp giúp bạn tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả:

Chọn phương thức liên lạc phù hợp với từng loại khách hàng, có thể là điện thoại, email, chat, gặp mặt trực tiếp,…
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi liên lạc, bao gồm nghiên cứu về thông tin khách hàng, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh,…
Tạo sự chào đón và thân thiện với khách hàng, giới thiệu rõ ràng về bản thân và công ty mình.
Lắng nghe và hiểu được nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đặt câu hỏi mở để thu thập thông tin chi tiết.
Đưa ra những lời khen hoặc nhận xét tích cực về khách hàng để tăng sự tự tin và gần gũi.

4.4. Giới thiệu và trình bày với khách hàng về sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp

Ở bước này trong lưu đồ bán hàng, bạn đã hiểu được nhu cầu và mong muốn của khách hàng tiềm năng. Thay vì chỉ nói về đặc điểm, chính sách, cách sử dụng của sản phẩm như một bài thuyết trình thì bạn nên nêu ra các lợi ích thực tế mà sản phẩm đem lại. Để thực hiện bước này tốt hơn, bạn cần chú ý những điều sau để phần giới thiệu trở lên thu hút khách hàng hơn

Nêu rõ các tính năng và lợi ích của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng, đặc biệt là những điểm nổi bật và khác biệt so với các sản phẩm/ dịch vụ khác.
Sử dụng các phương tiện trợ giúp như hình ảnh, video, slide,… để minh họa cho sản phẩm/ dịch vụ của mình.
Thể hiện sự tự tin và nhiệt tình khi giới thiệu và trình bày về sản phẩm/ dịch vụ của mình.
Đưa ra các ví dụ cụ thể và minh chứng cho những lời nói của mình, như các chứng nhận chất lượng, nhận xét của khách hàng đã sử dụng,…
Tùy biến nội dung giới thiệu và trình bày theo từng loại khách hàng, tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với họ.

4.5. Tư vấn, giải đáp thắc mắc, báo giá và thuyết phục khách hàng

**Tư vấn, giải đáp thắc mắc, báo giá là bước quan trọng trong vẽ lưu đồ quy trình bán hàng**

Bước báo giá là bước quan trọng trong lưu đồ bán hàng, khi bạn đã thuyết phục được khách hàng về sản phẩm của mình. Chỉ cần đi theo đúng hướng lưu đồ quy trình bán hàng bạn sẽ thành công đến 70% trong việc kinh doanh. Bạn có thể đưa ra bảng báo giá chi tiết khi thấy khách hàng đã hài lòng với sản phẩm mà bạn tư vấn. Ngoài ra trong lúc tư vấn bạn nên nhấn mạnh vào các lợi ích và khả năng đáp ứng nhu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

4.6. Chốt đơn hàng

Đây là bước quan trọng trong lưu đồ quy trình bán hàng mà bạn cần chú ý. Sau khi tư vấn và báo giá, nếu khách hàng còn có thắc mắc bạn nên giải đáp một cách hợp lý để họ thấy sản phẩm của bạn phù hợp với nhu cầu và chi phí của họ. Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, hãy chốt đơn và hỏi địa chỉ giao hàng ngay.

**Chốt đơn hàng nếu khách hàng cảm thấy hài lòng**

Ngoài ra bạn cũng nên thu thập đầy đủ nhu cầu và thông tin khách hàng để dễ dàng lên đơn, giao hàng và tránh xảy ra những rủi ro không mong muốn gây khó chịu cho khách hàng. Và để chốt hàng nghìn đơn hàng hiệu quả cho doanh nghiệp bạn cần lưu ý những điều sau:

Xác nhận lại nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời nhắc lại các lợi ích của sản phẩm/ dịch vụ cho họ.
Hỏi khách hàng liệu họ có sẵn sàng mua sản phẩm/ dịch vụ của bạn hay không, nếu có thì tiến hành ký kết hợp đồng hoặc thanh toán. Nếu không, tìm hiểu nguyên nhân và xử lý các vấn đề còn tồn tại.
Hướng dẫn khách hàng các bước để hoàn tất giao dịch, như điền thông tin cá nhân, chọn phương thức thanh toán, giao hàng,…
Cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của bạn.

4.7. Chăm sóc khách hàng sau khi mua

Đây là bước cuối cùng không kém phần quan trọng trong lưu đồ quy trình bán hàng mà doanh nghiệp thường bỏ qua. Sau khi đã hoàn tất quá trình bán hàng, chúng ta cần tiếp tục chăm sóc khách hàng để duy trì và phát triển mối quan hệ với họ.

Việc chăm sóc khách hàng sau khi mua là một yếu tố quan trọng nó giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín và tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nó còn khuyến khích khách giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ của bạn đến nhiều người.

Đọc thêm: Mô hình ERD quản lý bán hàng

5. Cách xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả

5.1. Xác định mục tiêu cuối cùng cần đạt được

***Xác định mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải đạt được***

Bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua lưu đồ quy trình bán hàng là gì, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, sự hài lòng của khách hàng hay hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng…Mục tiêu cuối cùng cần phải cụ thể, đo lường được, có thời hạn và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Mục tiêu của Marketing là gì? Xác định mục tiêu cho doanh nghiệp

5.2. Đảm bảo tất cả các phòng ban liên quan đều có vai trò trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng đã đặt ra

Quy trình bán hàng không chỉ liên quan đến phòng bán hàng mà còn ảnh hưởng đến các phòng ban khác như: marketing, kế toán, sản xuất, giao hàng, chăm sóc khách hàng, v.v. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các phòng ban liên quan đều hiểu và tham gia vào việc đạt được mục tiêu cuối cùng của quy trình bán hàng, và có sự phối hợp và giao tiếp tốt với nhau.

5.3. Phác thảo các bước cụ thể trong sơ đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp

**Phác thảo bản kế hoạch cho doanh nghiệp**

Sau khi xác định mục tiêu cuối cùng và các phòng ban liên quan, bạn cần phác thảo các bước cụ thể trong sơ đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Các bước này có thể khác nhau tùy theo loại sản phẩm, dịch vụ, ngành hàng và thị trường mà doanh nghiệp hoạt động.

5.4. Lập bản đồ vẽ lưu đồ quy trình bán hàng

Tiếp theo, doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để nhìn nhận quy trình bán hàng của mình. Bản đồ này sẽ minh họa rõ ràng các bước trong lưu đồ quy trình bán hàng, các vai trò và trách nhiệm của các phòng ban liên quan, các điểm kiểm tra và đánh giá, các quyết định và hành động cần thực hiện, các tài liệu và công cụ hỗ trợ…Điều này giúp doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình bán hàng, và dễ dàng điều chỉnh và cải tiến khi cần thiết.

5.5. Tự động hóa quy trình bán hàng

Để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho quy trình bán hàng, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa như: phần mềm CRM, email marketing, chatbot, landing page…Các công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, như: gửi email, tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, theo dõi hành vi khách hàng tiềm năng, gửi báo giá cho khách hàng tiềm năng…

Tự động hóa quy trình bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ và chất lượng của quy trình bán hàng, và giải phóng thời gian cho nhân viên bán hàng để tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.

5.6. Đánh giá và đo lường

**Cần đánh giá và đo lường chiến dịch để đưa ra những điều chỉnh phù hợp**

Cuối cùng, sau khi xây dựng quy trình bán hàng, bạn cần hoàn thiện những thay đổi cần thiết để phù hợp với mục tiêu cuối cùng và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bạn cũng cần kiểm tra và đo lường hiệu quả của quy trình bán hàng thông qua các chỉ số như: số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực, doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, lợi nhuận bán hàng, sự hài lòng của khách hàng…

Bên canh đó bạn cần theo dõi và phân tích các chỉ số này để nhận biết được những điểm mạnh và điểm yếu của quy trình bán hàng, và đưa ra những cải tiến liên tục để tối ưu hóa quy trình bán hàng.

6. Những công cụ hỗ trợ xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng hiệu quả

Phần mềm CRM: CRM là viết tắt của Customer Relationship Management, là phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng. Phần mềm CRM giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin của khách hàng, theo dõi các hoạt động của nhân viên bán hàng với khách hàng, và phân tích hiệu quả của các chiến dịch bán hàng. Một số phần mềm CRM phổ biến hiện nay là Salesforce, HubSpot, Zoho CRM…
Phần mềm vẽ sơ đồ: Phần mềm vẽ sơ đồ giúp bạn thiết kế lưu đồ quy trình bán hàng một cách trực quan và sinh động. Bạn có thể sử dụng các biểu tượng, màu sắc, kết nối để biểu diễn các bước trong quy trình bán hàng, cũng như các điều kiện và hành động liên quan. Một số phần mềm vẽ sơ đồ phổ biến hiện nay là Lucidchart, Draw.io, Visio…
Phần mềm phân tích dữ liệu: Phần mềm phân tích dữ liệu giúp bạn thu thập và xử lý các số liệu liên quan đến quy trình bán hàng, như số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu, chi phí… Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ, bảng tính, dashboard để hiển thị và phân tích các số liệu này. Một số phần mềm phân tích dữ liệu phổ biến hiện nay là Excel, Google Analytics, Power BI…
Các nền tảng kết nối khách hàng: Các nền tảng kết nối khách hàng là các kênh giao tiếp giữa nhân viên bán hàng và khách hàng tiềm năng. Bạn có thể sử dụng các nền tảng này để tiếp cận, tư vấn, thuyết phục và chăm sóc khách hàng. Một số nền tảng kết nối khách hàng phổ biến hiện nay là email, điện thoại, mạng xã hội, chatbot…

7. Lời kết

Trên đây là những bí quyết xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng hiệu quả 2023 mà MIC Creative muốn chia sẻ tới bạn. Hy vong bài viết trên sẽ giúp bạn có thể tăng trưởng doanh số, doanh thu và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Đừng quên sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng, tự động hóa quy trình và đo lường hiệu quả để cải thiện liên tục quy trình bán hàng của bạn. Chúc bạn thành công trong năm 2023!

MIC CREATIVE – Your Success, Our Future