Xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng hiệu quả

Đăng ngày: 04/09/2023

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện nay, quản lý bán hàng ngày càng đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng các mô hình và công cụ tiên tiến để cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả. Một trong những mô hình thiết yếu được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực là mô hình ERD quản lý bán hàng. Hãy cùng MIC Creative  tìm hiểu qua bài viết này!

Xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng hiệu quả

1. Mô hình ERD là gì?

Mô hình ERD quản lý bán hàng là gì?
Mô hình ERD quản lý bán hàng là gì?

Mô hình ERD – Entity Relationship Diagram là một sơ đồ minh họa mối quan hệ giữa các thực thể (Entity) trong một hệ thống cơ sở dữ liệu. Đây là một công cụ đóng vai trò quan trọng, cần thiết cho các nhà phân tích dữ liệu – Business Analyst biểu thị trực quan các dữ liệu bằng sơ đồ ERD.

Vậy mục đích của mô hình ERD là gì? Một mô hình ERD được triển khai nhằm giúp các nhà phân tích dữ liệu có thể tổng hợp được 02 thông tin quan trọng: liệt kê được các thực thể tồn tại trong hệ thống của họmối quan hệ giữa các thực thể đó

2. Các thành phần trong mô hình ERD quản lý bán hàng

Bất kỳ mô hình ERD quản lý bán hàng nào cũng cần đảm bảo thể hiện được rõ rệt các thành phần sau: 

2.1. E: Entity – thực thể

Entitythực thể là một danh từ nhằm thể hiện các đối tượng con người, khái niệm hay dữ liệu nào có trong hệ thống. Mỗi thực thể được tính là một cá thể độc lập trong mô hình ERD.

Ví dụ: 

  • Thực thể con người có thể là sinh viên, người đi làm, bác sĩ,….
  • Thực thể khái niệm có thể là hóa đơn, biên bản giao dịch.
  • Thực thể cũng có thể là một sự kiện, ví dụ như giao dịch, vận chuyển,…

2.2. A: Attribute – thuộc tính 

Attribute – Thuộc tính là một tập hợp những đặc điểm, thành phần nằm trong một thực thể. Không giới hạn số lượng thuộc tính một thực thể có thể có.

Ví dụ: 

  • Thực thể Y tá có các thuộc tính là Họ và tên, Năm kinh nghiệm, chuyên môn, ca trực,…
  • Thực thể Hóa đơn có thuộc tính là Người mua, Số hóa đơn, giá tiền, sản phẩm,….

2.3. R: Relationship – Mối quan hệ

Relationship – Mối quan hệ thể hiện các mối liên kết giữa từng thực thể với nhau thông qua sự liên quan trong các thuộc tính. Hiểu đơn giản, nếu thực thể A có cùng một thuộc tính nào đó với thực thể B, cả hai thực thể đã có mối quan hệ với nhau.

Mối quan hệ của ERD gồm có 03 loại cơ bản:

  • One-to-One (quan hệ 1-1): Là mối quan hệ đơn giản giữa 02 thực thể đơn lẻ với nhau. Mỗi thực thể sẽ liên kết với nhau bởi duy nhất 01 thuộc tính.
  • One-to-Many (quan hệ 1-nhiều): Là mối quan hệ trong đó 01 thuộc tính của thực thể A sẽ liên kết với nhiều thuộc tính của thực thể B.
  • Many-to-Many (quan hệ phức hợp): Là mối quan hệ khi nhiều thuộc tính trong thực thể A có quan hệ với nhiều thuộc tính trong thực thể B.

Từ 3 loại quan hệ trên, chúng ta có thể phát triển ra tổng cộng 06 mối quan hệ như sau: 

  1. Một: Chính là Mối quan hệ 1-1, chỉ có 01 mối quan hệ liên kết bởi 01 thuộc tính duy nhất.
  2. Một và bắt buộc phải có một: Đây là mối quan hệ bắt buộc phải có giữa thuộc tính A và thuộc tính B. 
  3. Không hoặc một: Mối quan hệ này không bắt buộc. 
  4. Nhiều: Chính là mối quan hệ 1-nhiều.
  5. Một hoặc nhiều: Mối quan hệ này bắt buộc phải có ít nhất 01 quan hệ giữa thuộc tính A và thuộc tính B
  6. Không hoặc nhiều: Mối quan hệ không bắt buộc

Để biểu diễn các mối quan hệ trong sơ đồ, bạn sẽ cần dùng các đường nối được biểu diễn như sau: 

Các thành phần trong ERD
Các thành phần trong ERD

Ngay dưới đây, bạn có thể tham khảo 06 ví dụ cho 06 mối quan hệ trong mô hình ERD được liệt kê phía trên theo thứ tự:

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 1

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 2

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 3

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 4

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 5

Các mối quan hệ trong mô hình ERD
Các mối quan hệ trong mô hình ERD

3. Vai trò của sơ đồ EDR là gì? 

ERD đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực phân tích dữ liệu, nhờ vào việc trực quan hóa mối quan hệ giữa các mắt xích trong một cơ sở dữ liệu. Dưới đây là một số các lợi ích lớn của mô hình ERD quản lý bán hàng:

  • CUNG CẤP CÁI NHÌN TỔNG QUÁT CỦA TOÀN HỆ THỐNG

Đặc điểm của mô hình ERD là biểu thị hết các thực thể, mối quan hệ và thuộc tính của chúng. Với sơ đồ ERD, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được tổng thể bộ máy vận hành của doanh nghiệp, cửa hàng, bệnh viện, đội ngũ nhân viên, chuỗi cung ứng,… 

Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đưa ra được đánh giá tổng quát, chi tiết về mô hình kinh doanh xuyên suốt các khâu và đưa ra các điều chỉnh phù hợp về quy trình, hệ thống vận hành của doanh nghiệp.

Ví dụ: Bạn có thể dễ dàng thấy được chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn sẽ cần phải thông qua bao nhiêu khâu, bao nhiêu phòng ban để có thể vận hành trơn tru. Từ đó bạn có thể đánh giá và đưa ra các quyết định như cắt bỏ hoặc thêm thắt các phòng ban để hoạt động cung ứng diễn ra trơn tru hơn.

  • TÀI LIỆU, MÔ HÌNH HÓA CƠ SỞ DỮ LIỆU

Mô hình ERD phản ánh được cấu trúc Logic và bản chất cốt lõi của cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn có thể “tài liệu hóa” các yếu tố trừu tượng của các cơ sở dữ liệu đó và giúp bất kỳ ai xem cũng có thể hiểu rõ được một cách dễ dàng.

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng ERD để biểu thị một bộ máy tổ chức với các yếu tố như như mối quan hệ giữa các phòng ban, nhân sự, quy trình vận hành,… 

  • XÁC ĐỊNH ĐƯỢC MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC DỮ LIỆU

Mô hình ERD giúp bạn hiểu được lý do đằng sau cấu trúc giữa các thực thể, cách chúng liên kết và tương tác với nhau như thế nào? Từ các dữ kiện và kết luận đó bạn có thể hiểu rõ hơn về bộ máy hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra viết ra những nhận định một cách chính xác.

Trong rất nhiều trường hợp quan hệ phức tạp, điển hình là các mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hàng loạt các thực thể lẫn lộn với nhau sẽ gây khó khăn cho công việc của các nhà phân tích doanh nghiệp. Mô hình ERD sẽ giúp bạn xác định và tìm ra mối quan hệ giữa dữ liệu chuẩn xác nhất.

4. ERD dành cho ai?

Sơ đồ ERD được sử dụng cho mục đích phân tích cơ sở dữ liệu, từ đó đưa ra các điều chỉnh, khắc phục lỗi và tối ưu các thành phần trong cơ sở dữ liệu đó. Người dùng ERD chủ yếu sẽ là các nhà phân tích dữ liệu, các quản lý cao cấp,… yêu cầu nắm rõ bộ máy vận hành, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Trong thực tế, ERD có thể được triển khai cho bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào: với hoạt động kinh doanh online, ta sẽ có mô hình ERD quản lý bán hàng Online; với hoạt động quản lý nhà hàng, ta cũng sẽ có mô hình ERD quản lý nhà hàng, trong IT ta sẽ có mô hình ERD quản lý cơ sở dữ liệu (Database),… 

Đặc biệt, ERD sẽ phát huy hiệu quả nhất đối với các doanh nghiệp, đơn vị quy mô lớn, tự chủ trong nhiều khâu sản xuất, cung ứng, phân phối,…. Nhờ có mô hình ERD quản lý bán hàng, bạn sẽ dễ dàng xác định và tối ưu từng điểm chạm trong quy mô tổng thể của doanh nghiệp.

5. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ ERD quản lý bán hàng hiệu quả

Vẽ sơ đồ ERD quản lý bán hàng có thể được thực hiện thông qua 03 bước sau:

Bước 1. Tìm ra những đối tượng – Entity (Thực thể)

Ở bước này bạn cần xác định được tất cả những thực thể tham gia vào quá trình bán hàng của bạn

  • Các thực thể cơ bản như: Khách hàng, sản phẩm/ dịch vụ, đơn hàng, nhân viên, kho, vận chuyển,…
  • Ngoài ra còn tồn tại một số thực thể khác như: Nhóm khách hàng (có nhiều loại nhóm khách hàng, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành, khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp,…)

Bước 2. Tìm chi tiết các thuộc tính của từng đối tượng

Tiếp theo, ứng với mỗi Entity – thực thể đã xác định được ở trên,bạn cần liệt kê tất cả những Attribute – thuộc tính của thực thể đó.

Ví dụ: 

  • Thực thể là khách hàng thì thuộc tinh của nó có thể là Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Email, ID,…
  • Với thực thể sản phẩm, bạn sẽ có thuộc tính Giá, Thương hiệu, Ngày sản xuất, Lô hàng,….

Bước 3. Tìm mối quan hệ giữa các phần tử – Relationship (Mối quan hệ)

Đây là bước khó nhất trong việc xây dựng sơ đồ ERD quản lý bán hàng. Việc xác định mối quan hệ sẽ yêu cầu bạn hiểu rõ các yếu tố có trong từng thực thể. Đối với từng ngành hàng cụ thể, quy trình bán hàng và đặc điểm sản phẩm, dịch vụ có sự khác nhau sẽ khiến cho sơ đồ ERD thay đổi dựa theo từng ngành.

Bạn sẽ cần liệt kê được các thực thể liên kết với nhau bởi yếu tố gì. Ví dụ: 

  • Thực thể Sản phẩm A liên kết với Nhóm khách hàng A do có cùng thuộc tính Giá (dưới 1 triệu).
  • Thực thể Sản phẩm A liên kết với Sản phẩm B do có cùng thuộc tính Thương hiệu

Sau khi đã xác định được các mối quan hệ, chúng ta có thể tiến hành vẽ ERD quản lý bán hàng theo biểu đồ trực quan. Theo quy ước chung trong ngành phân tích dữ liệu, các ký hiệu biểu thị cho các thành phần như sau:

  • Hình chữ nhật: Thể hiện cho các thực thể.
  • Hình elip: Biểu thị các thuộc tính, tên thuộc tính của mỗi thực thể đó.
  • Hình thoi: Biểu thị mối quan hệ giữa các thực thể.
  • Các đường liên kết: Có 06 loại đường liên kết thể hiện ý nghĩa mối quan hệ khác nhau, bạn hãy đọc ký ở phần 06 ví dụ cho 06 mối quan hệ trong mô hình ERD (Mục 2).
Xây dựng mô hình ERD
Xây dựng mô hình ERD

Bước 4: Thử nghiệm và điều chỉnh lại

Cuối cùng, bạn sẽ cần kiểm tra lại từng thành phần có trong mô hình ERD của bạn. Do số lượng liên kết có thể lớn, tùy vào mức độ chi tiết bạn mong muốn về mô hình ERD của doanh nghiệp, bạn sẽ cần kiểm tra sơ đồ chính xác nhất có thể.

6. Công cụ miễn phí vẽ mô hình ERD hiệu quả

TOP 1: Phần mềm vẽ ERD Lucidchart 

Lucidchart là một phần mềm vẽ ERD trực tuyến với các ưu điểm như: 

  • Có sẵn mẫu ERD, thao tác và thêm bớt thành phần dễ dàng
  • Nhập trực tiếp lượng dữ liệu và tự động tạo sơ đồ thông minh, giảm bớt khâu tạo thủ công
  • Chỉnh sửa online, chia sẻ cho tài khoản khác dễ dàng
  • Tích hợp với Google, Atlassian, Microsoft,…
  • Bảo mật cao: Lucidchart có hệ thống tường lửa và máy chủ tốc độ cao, đem lại sự an toàn cho những dữ liệu nội bộ quan trọng của bạn

Giá bán: Hiện tại Lucidchart miễn phí cho người dùng sử dụng những tính năng cơ bản và cung cấp 3 gói giá khác nhau cho các tính năng nâng cao.

TOP 2: Phần mềm vẽ ERD Miro Map

Công cụ Miro Map là một trong những công cụ vẽ biểu đồ ERD miễn phí tốt nhất, có lượng người dùng lớn nhất thế giới và dễ sử dụng nhất hiện nay nên được xếp vào vị trí đầu tiên

Một số lợi ích của Miro Map trong vẽ biểu đồ ERD Online như sau:

  • Miễn phí: Hiện tại Miro Map cho người dùng sử dụng miễn phí tối đa 3 biểu đồ và tính phí cho các lần tiếp theo trả phí. Việc sử dụng phiên bản trả phí sẽ mở khóa cho bạn nhiều tính năng tiện lợi hơn
  • Chế độ chỉnh sửa Online: Một trong những ưu điểm của Miro Map là ứng dụng có thể sử dụng và chia sẻ Online cho những người dùng khác, tương tự như Google Doc và các ứng dụng tài liệu trực tuyến khác
  • Trải nghiệm UX, UI mượt mà: Miro Map tiêu tốn ít RAM nên sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề giật, lag. Đây là ứng dụng vô cùng phù hợp cho các thiết bị máy yếu, cấu hình thấp.
  • Tích hợp nhiều công cụ:Miro không chỉ vẽ biết đồ ERD mà còn nhiều biểu đồ khác, song song với đó kết hợp nhiều dạng biểu đồ khác nhau để người dùng dễ dàng tùy chỉnh báo cáo.

7. Một số ứng dụng của mô hình ERD hỗ trợ quản lý bán hàng

7.1 Quản lý đơn hàng và quá trình xử lý đơn hàng

Dựa vào mô hình ERD người làm quản trị có thể xác định được các quan hệ giữa khách hàng, sản phẩm và đơn hàng, từ Tiếp nhận -> xác nhận -> xử lý -> vận chuyển giao hàng -> kết thúc đơn hàng. Qua đó nhà quản trị có thể theo dõi quá trình xử lý đơn hàng từng bước theo thứ tự một cách chính xác.

Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng hẹn và đúng mặt hàng, hạn chế các sai sót giữa các khâu. 

7.2 Quản lý thanh toán, hóa đơn và giao dịch tài chính

Hiện nay hoạt động kinh doanh Online đang ngày càng trở nên khởi sắc, khiến các hóa đơn chuyển khoản, thẻ tín dụng,… ngày một gia tăng trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên điều này cũng sẽ tạo ra số lượng hóa đơn cũng khổng lồ, cùng với rất nhiều thông tin chứa trong hóa đơn không chỉ giá bán sản phẩm, chiết khấu,… gây khó khăn cho việc phân tích, xử lý.

Mô hình ERD quản lý bán hàng Online đóng vai trò quan trọng giúp tích hợp các hệ thống tài chính, ngân hàng vào khâu thanh toán cũng như quản lý các số liệu một cách trực quan, rõ ràng và chính xác nhất. Từ đó giúp giảm tải và tăng độ chính xác cho hoạt động thống kê và đánh giá hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. 

7.3 Quản lý khuyến mãi, chiến dịch bán hàng và quan hệ khách hàng thân thiết

Một chiến dịch Marketing có rất nhiều dữ liệu cần theo dõi và đo lường như các chiến dịch khuyến mãi, chương trình giảm giá và các nhóm quan hệ khách hàng,… 

Với sơ đồ ERD, bạn sẽ có thể dễ dàng theo dõi chiến dịch đang được áp dụng với nhóm khách hàng nào, triển khai trên kênh nào và các yếu tố xoay quanh chúng. Qua đó giúp cải thiện hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, xúc tiến của doanh nghiệp bạn.

8. Lời kết

Trên đây là những kiến thức mà MIC Creative muốn chia sẻ với bạn. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng của mô hình ERD quản lý bán hàng và đưa ra được những giải pháp hữu ích cho việc xây dựng một mô hình ERD bán hàng hiệu quả. Hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ áp dụng những thông tin trên để nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh của mình trong tương lai.

MIC CREATIVE – Your Success, Our Future

5/5 - (1 bình chọn)

Chia sẻ bài viết:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Mỗi ngày, chúng tôi học hỏi một điều mới về Marketing và chia sẻ cho bạn, để ngày mai của bạn trở nên thành công rực rỡ hơn ngày hôm qua.

MIC Creative

MIC Creative

Xem hồ sơ
Marketing

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN