Bài PR sự kiện là một công cụ hiệu quả để tăng uy tín, thương hiệu và khả năng tiếp cận của một tổ chức hay cá nhân. Tuy nhiên, để viết được một bài PR sự kiện chuyên nghiệp và chuẩn báo chí lại không phải điều dễ dàng mà ai cũng có thể làm được. Trong bài viết này, MIC CREATIVE sẽ hướng dẫn bạn cách viết bài PR sự kiện chuyên nghiệp chuẩn báo chí nhất.
1. Bài PR sự kiện là gì và tại sao nên sử dụng bài PR sự kiện?
Bài PR sự kiện là một loại bài viết có tính tin tức, có mục đích quảng bá cho một sự kiện nào đó, như: hội nghị, hội thảo, triển lãm, khai trương, kỷ niệm, ra mắt sản phẩm… Đây là dạng bài được đăng tải chủ yếu trên các kênh truyền thông báo chí, truyền hình, internet, mạng xã hội… nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng đối với sự kiện và tạo được hình ảnh tích cực cho tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện.
Bài PR sự kiện có nhiều lợi ích cho tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện, như:
- Tăng uy tín và thương hiệu: Bài PR sự kiện giúp tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện tạo được dấu ấn và khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực hoạt động. Bài PR sự kiện cũng giúp tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện truyền tải được thông điệp, giá trị và tầm nhìn của mình đến công chúng.
- Tăng khả năng tiếp cận: Bài PR sự kiện giúp tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện tiếp cận được với nhiều đối tượng khác nhau, như: khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, cộng đồng…Đây là phương thức được sử dụng nhằm giúp đơn vị tổ chức sự kiện lan tỏa được thông tin về sự kiện rộng rãi và nhanh chóng.
- Tăng hiệu quả và hiệu suất: Bài PR sự kiện giúp tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện thu hút được nhiều người tham gia vào sự kiện và tăng được doanh thu từ việc bán vé hoặc sản phẩm liên quan đến sự kiện. Bài PR sự kiện cũng giúp tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện tiết kiệm được chi phí quảng cáo và tối ưu được nguồn lực cho việc tổ chức sự kiện.
2. Các bước viết bài PR sự kiện thu hút người đọc
Bước 1: Xác định đối tượng sự kiện hướng đến
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình viết bài PR sự kiện, vì nó ảnh hưởng đến cách bạn lựa chọn ngôn ngữ, nội dung và kênh truyền thông cho bài viết của mình. Bạn cần nghiên cứu kỹ về đặc điểm, nhu cầu, mong muốn và thói quen của đối tượng mà bạn muốn thu hút đến sự kiện của mình.
Bạn cũng cần xác định được mục tiêu và lợi ích của việc tham gia sự kiện cho đối tượng này. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện về du lịch sinh thái, bạn có thể hướng đến đối tượng là những người yêu thiên nhiên, quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường và muốn trải nghiệm những điều mới lạ.
Bước 2: Xác định nội dung chính của sự kiện
Sau khi xác định được đối tượng sự kiện hướng đến, bạn cần xác định được nội dung chính của sự kiện, bao gồm những thông tin cơ bản như: tên sự kiện, thời gian, địa điểm, chủ đề, khách mời, hoạt động và hình thức tổ chức. Những thông tin này giúp người đọc hiểu được sự kiện của bạn là gì, diễn ra khi nào, ở đâu và có gì hấp dẫn. Hãy làm nổi bật rõ được những điểm nhấn và điểm khác biệt của sự kiện so với những sự kiện khác cùng lĩnh vực hay chủ đề trong giai đoạn này.
Bước 3: Xây dựng dàn bài cho sự kiện đó
Xây dựng dàn bài là bước thường xuyên bị bỏ qua, tuy nhiên hầu hết những người có thâm niên trong việc sáng tạo nội dung đều biết dàn bài là hoạt động quan trọng nhất đối với bất kỳ dạng nội dung nào. Một dàn bài chuẩn xác và chi tiết sẽ trở thành khung sườn cho bài viết của bạn, giúp bạn sắp xếp logic và trình bày rõ ràng những ý chính của bài viết. Cây nội dung là chi tiết hơn dàn bài, giúp bạn phát triển từng ý chính thành các ý phụ và các ví dụ minh họa. Một dàn bài chuẩn cho một bài PR sự kiện gồm các phần sau:
- Tiêu đề: Tiêu đề là phần quan trọng nhất của bài viết, vì nó quyết định việc người đọc có tiếp tục đọc hay không. Tiêu đề của bài PR sự kiện cần ngắn gọn, súc tích, thu hút và nói lên được nội dung chính của sự kiện.
- Mở bài: Mở bài là phần giới thiệu sơ lược về sự kiện, bao gồm những thông tin cơ bản như tên, thời gian, địa điểm, chủ đề và mục tiêu của sự kiện. Mở bài cũng cần gây được ấn tượng và kích thích sự tò mò của người đọc, để họ muốn biết thêm chi tiết về sự kiện.
- Thân bài: Thân bài là phần bạn sẽ trình bày chi tiết các thông tin về sự kiện, bao gồm tiêu điểm sự kiện, khách mời, hoạt động và chương trình được tổ chức trong sự kiện đó. Thân bài cần đảm bảo có được khả năng thuyết phục người đọc về lợi ích và giá trị của việc tham gia sự kiện, bằng cách sử dụng các số liệu, dẫn chứng, minh chứng và lời chứng thực từ những người đã từng tham gia hoặc liên quan đến sự kiện.
- Kết bài: Kết bài là phần tóm tắt lại những nội dung chính của bài viết, nhắc lại những điểm nhấn và điểm khác biệt của sự kiện, kêu gọi người đọc đăng ký tham gia sự kiện (CTA) và cung cấp thông tin liên hệ của tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện. Kết bài cũng cần để lại ấn tượng tốt và khơi gợi sự hứng thú của người đọc với sự kiện.
Bước 4: Triển khai bài viết
Sau khi xây dựng xong dàn bài và cây nội dung, hoạt động tiếp theo sẽ là triển khai bài viết theo những ý đã đề ra. Hãy luôn chú ý đến cách sử dụng ngôn ngữ, cách trình bày và cách định dạng bài viết để khiến bài viết được xuyên suốt, tránh gây nhàm chán cho người đọc. Đặc biệt, ngôn ngữ cần được chau chuốt, mạch lạc, rõ ràng nhằm giúp người đọc có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
Bạn cần trình bày bài viết theo thứ tự logic, có sự liên kết giữa các ý và các đoạn.Nhờ vào dàn bài đã được chuẩn bị sẵn, bạn có thể dễ dàng định dạng bài viết theo chuẩn báo chí, có tiêu đề, mở bài, thân bài và kết bài, có sử dụng các đầu mục, các đoạn văn, các dấu câu và các ký hiệu phù hợp. Bạn cũng cần chèn thêm những hình ảnh, video, biểu đồ hay bảng số liệu liên quan đến sự kiện để làm sinh động và minh họa cho bài viết.
Bước 5: Kiểm tra, tối ưu và đánh giá bài viết
Sau khi hoàn thành bài viết, bạn cần phải kiểm tra lại bài viết về mặt nội dung, ngôn ngữ và hình thức bài viết được triển khai, trình bày. Hãy bắt đầu với việc cơ bản nhất là soát lỗi ngữ pháp, chính tả. Một lỗi chính tả sẽ giảm tính thông tin của bài viết và ngay lập tức tạo ra tâm lý phủ định trong lòng người đọc, khiến hiệu quả quảng cáo giảm đi đáng kể.
Ngoài ra, bạn cũng nên tìm kiếm các hình ảnh liên quan tới sản phẩm, video mô tả,… nhằm giúp bài viết PR sự kiện trở nên sinh động, dễ dàng cung cấp thông tin cho người đọc một cách tối ưu nhất.
Nếu bài viết được triển khai cho Website, việc tối ưu SEO cũng sẽ là việc bạn nên làm. Một bài viết chuẩn SEO sẽ giúp bạn dễ dàng hiển thị bài viết trên Top đầu các công cụ tìm kiếm, khiến nội dung dễ dàng được khách hàng chú ý, nâng cao hiệu quả chiến dịch PR.
3. Cách lồng ghép sản phẩm và thương hiệu vào bài PR sự kiện
Một trong những mục tiêu của việc viết bài PR sự kiện là để quảng bá cho sản phẩm và thương hiệu của tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện. Để có thể làm được điều này một cách hiệu quả và tinh tế, bạn có thể tham khảo một số cách sau:
- Lồng ghép sản phẩm và thương hiệu vào nội dung chính của sự kiện: Bạn có thể giới thiệu về sản phẩm và thương hiệu của mình trong phần nội dung chính của sự kiện, bằng cách nói về những đặc điểm, tính năng, lợi ích và giá trị của sản phẩm và thương hiệu đó. Hãy thực hiện điều này bằng cách kết hợp với những câu chuyện phát triển, những trải nghiệm hay những thành tựu liên quan đến sản phẩm và thương hiệu đó.
- Tạo ra hoạt động trong sự kiện: Bạn có thể lồng ghép sản phẩm và thương hiệu vào những hoạt động của sự kiện. Để có thể thực hiện điều này, doanh nghiệp bạn nên tổ chức những hoạt động như: trải nghiệm sản phẩm, trình diễn sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tư vấn sản phẩm, bán hàng sản phẩm, chơi trò chơi trúng thưởng,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra sự tương tác giữa người dùng và sản phẩm, tạo ra giá trị chuyển đổi ngay trong sự kiện đó.
- Áp dụng ưu đãi, khuyến mãi: Lồng ghép sản phẩm và thương hiệu vào những ưu đãi và khuyến mãi của sự kiện, bằng cách tạo ra những ưu đãi và khuyến mãi liên quan đến sản phẩm và thương hiệu là hoạt động thường thấy nhất trong các chương trình PR sự kiện. Bạn có thể đưa ra những ưu đãi và khuyến mãi như: giảm giá, tặng quà, tặng voucher, tặng điểm thưởng… cho những người đăng ký tham gia sự kiện hoặc mua sản phẩm liên quan đến sự kiện.
4. Tổng kết
Trên là hướng dẫn của MIC CREATIVE về cách viết bài PR sự kiện. Đây là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào muốn quảng bá cho sự kiện của mình, giúp sự kiện trở nên phổ biến hơn và dễ dàng được đón nhận hơn bởi công chúng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị Marketing Agency chuyên nghiệp thực hiện chiến dịch quảng bá Booking người nổi tiếng, KOL, KOC hay Influencer tiết kiệm và uy tín, hãy liên hệ ngay với MIC CREATIVE tại:
- Địa điểm làm việc: Tầng 5, 357 – 359 Nguyễn Khang, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Email: contact@miccreative.vn
- Hoặc liên hệ Fanpage để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời.
MIC CREATIVE – Đối tác tin cậy của doanh nghiệp
