Xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng hiệu quả

Đăng ngày: 24/05/2024

Tác giả:

Một trong những mô hình thiết yếu được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực là mô hình ERD quản lý bán hàng. Vậy mô hình ERD là gì và triển khai như thế nào? Nó có vai trò gì nổi trội trong hoạt động quản lý bán hàng? Hãy cùng MIC Creative tìm hiểu tất cả thông tin về mô hình ERD qua bài viết này!

1. Mô hình ERD là gì?

Mô hình ERD – Entity Relationship Diagram là một sơ đồ minh họa mối quan hệ giữa các thực thể (Entity) trong một hệ thống cơ sở dữ liệu. Đây là một công cụ đóng vai trò quan trọng, cần thiết cho các nhà phân tích dữ liệu – Business Analyst, giúp họ biểu thị trực quan các dữ liệu.

Vậy mục đích của mô hình ERD là gì? Một mô hình ERD được triển khai với mục đích nhằm giúp các nhà phân tích dữ liệu có thể tổng hợp được 02 thông tin quan trọng: liệt kê được các thực thể tồn tại trong hệ thống của họ và mối quan hệ giữa các thực thể đó.

2. Các thành phần trong mô hình ERD quản lý bán hàng

Mô hình ERD quản lý bán hàng nào cũng cần đảm bảo thể hiện được rõ rệt các thành phần sau:

2.1. E – Entity – Thực thể

Entity – thực thể là một danh từ nhằm thể hiện các đối tượng con người, khái niệm hay dữ liệu nào có trong hệ thống. Mỗi thực thể được tính là một cá thể độc lập trong mô hình ERD.

Ví dụ:

Thực thể con người có thể là sinh viên, người đi làm, bác sĩ,….
Thực thể khái niệm có thể là hóa đơn, biên bản giao dịch.
Thực thể cũng có thể là một sự kiện, ví dụ như giao dịch, vận chuyển,…

2.2. A – Attribute – Thuộc tính

Attribute – Thuộc tính là một tập hợp những đặc điểm, thành phần nằm trong một thực thể. Không giới hạn số lượng thuộc tính một thực thể có thể có.

Ví dụ:

Thực thể Y tá có các thuộc tính là Họ và tên, Năm kinh nghiệm, chuyên môn, ca trực,…
Thực thể Hóa đơn có thuộc tính là Người mua, Số hóa đơn, giá tiền, sản phẩm,….

2.3. R – Relationship – Mối quan hệ

Relationship – Mối quan hệ thể hiện các mối liên kết giữa từng thực thể với nhau thông qua sự liên quan trong các thuộc tính. Hiểu đơn giản, nếu thực thể A có cùng một thuộc tính nào đó với thực thể B, cả hai thực thể đã có mối quan hệ với nhau.

Mối quan hệ của ERD gồm có 03 loại cơ bản:

One-to-One (quan hệ 1-1): Là mối quan hệ đơn giản giữa 02 thực thể đơn lẻ với nhau. Mỗi thực thể sẽ liên kết với nhau bởi duy nhất 01 thuộc tính.
One-to-Many (quan hệ 1-nhiều): Là mối quan hệ trong đó 01 thuộc tính của thực thể A sẽ liên kết với nhiều thuộc tính của thực thể B.
Many-to-Many (quan hệ phức hợp): Là mối quan hệ khi nhiều thuộc tính trong thực thể A có quan hệ với nhiều thuộc tính trong thực thể B.

Từ 3 loại quan hệ trên, chúng ta có thể phát triển ra tổng cộng 06 mối quan hệ như sau:

Một: Chính là mối quan hệ 1-1, chỉ có 01 mối quan hệ liên kết bởi 01 thuộc tính duy nhất.
Một và bắt buộc phải có một: Đây là mối quan hệ bắt buộc phải có giữa thuộc tính A và thuộc tính B.
Không hoặc một: Mối quan hệ này không bắt buộc.
Nhiều: Chính là mối quan hệ 1 – nhiều.
Một hoặc nhiều: Mối quan hệ này bắt buộc phải có ít nhất 01 quan hệ giữa thuộc tính A và thuộc tính B
Không hoặc nhiều: Mối quan hệ không bắt buộc

Xây dựng mô hình ERD — Các đường thể hiện mối quan hệ trong sơ đồ ERD

3. Vai trò của sơ đồ EDR là gì?

ERD đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực phân tích dữ liệu, nhờ vào việc trực quan hóa mối quan hệ giữa các mắt xích trong một cơ sở dữ liệu. Dưới đây là một số các vai trò quan trọng của mô hình ERD quản lý bán hàng:

Cung cấp cái nhìn tổng quát của toàn hệ thống

Đặc điểm của mô hình ERD là biểu thị hết các thực thể, mối quan hệ và thuộc tính của chúng. Với sơ đồ ERD, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được tổng thể bộ máy vận hành của doanh nghiệp, cửa hàng, bệnh viện, đội ngũ nhân viên, chuỗi cung ứng,…

Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đưa ra được đánh giá tổng quát, chi tiết về mô hình kinh doanh xuyên suốt các khâu và đưa ra các điều chỉnh phù hợp về quy trình, hệ thống vận hành của doanh nghiệp.

Ví dụ: Bạn có thể dễ dàng thấy được chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn sẽ cần phải thông qua bao nhiêu khâu, bao nhiêu phòng ban để có thể vận hành trơn tru. Từ đó bạn có thể đánh giá và đưa ra các quyết định như cắt bỏ hoặc thêm thắt các phòng ban để hoạt động cung ứng diễn ra trơn tru hơn.

Tài liệu, mô hình hóa cơ sở dữ liệu

Mô hình ERD phản ánh được cấu trúc Logic và bản chất cốt lõi của cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn có thể “tài liệu hóa” các yếu tố trừu tượng của các cơ sở dữ liệu đó và giúp bất kỳ ai xem cũng có thể hiểu rõ được một cách dễ dàng.

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng ERD để biểu thị một bộ máy tổ chức với các yếu tố như như mối quan hệ giữa các phòng ban, nhân sự, quy trình vận hành,…

Xác định được mối quan hệ giữa các dữ liệu

Mô hình ERD giúp bạn hiểu được lý do đằng sau cấu trúc giữa các thực thể, cách chúng liên kết và tương tác với nhau như thế nào? Từ các dữ kiện và kết luận đó bạn có thể hiểu rõ hơn về bộ máy hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra viết ra những nhận định một cách chính xác.

Trong rất nhiều trường hợp quan hệ phức tạp, điển hình là các mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hàng loạt các thực thể lẫn lộn với nhau sẽ gây khó khăn cho công việc của các nhà phân tích doanh nghiệp. Mô hình ERD sẽ giúp bạn xác định và tìm ra mối quan hệ giữa dữ liệu chuẩn xác nhất.

Các mối quan hệ trong mô hình ERD 1 — Mối quan hệ được thể hiện bằng sơ đồ ERD

4. 4 bước xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng hiệu quả

Vẽ sơ đồ ERD quản lý bán hàng có thể được thực hiện thông qua 04 bước sau:

Bước 1. Tìm ra những đối tượng – Entity (Thực thể)

Để có thể triển khai sơ đồ ERD, trong bước đầu tiên này bạn sẽ cần xác định được tất cả những thực thể tham gia vào quá trình bán hàng của bạn:

Các thực thể cơ bản như: Khách hàng, sản phẩm/ dịch vụ, đơn hàng, nhân viên, kho, vận chuyển,…
Ngoài ra còn tồn tại một số thực thể khác như: Nhóm khách hàng (có nhiều loại nhóm khách hàng, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành, khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp,…).

Bước 2. Tìm chi tiết các thuộc tính của từng đối tượng

Tiếp theo, ứng với mỗi Entity đã xác định được ở trên, bạn cần liệt kê tất cả những Attribute – Thuộc tính của thực thể đó. Việc xác nhận thuộc tính có thể được thực hiện theo ví dụ sau đây:

Thực thể là khách hàng thì thuộc tính của nó có thể là Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Email, ID,…

Với thực thể sản phẩm, bạn sẽ có thuộc tính Giá, Thương hiệu, Ngày sản xuất, Lô hàng,….

Bước 3. Tìm mối quan hệ giữa các phần tử – Relationship (Mối quan hệ)

Xác định mối quan hệ là bước khó nhất trong việc xây dựng sơ đồ ERD quản lý bán hàng. Việc xác định mối quan hệ sẽ yêu cầu bạn hiểu rõ các yếu tố có trong từng thực thể. Đối với từng ngành hàng cụ thể, quy trình bán hàng và đặc điểm sản phẩm, dịch vụ có sự khác nhau sẽ khiến cho sơ đồ ERD thay đổi dựa theo từng ngành.

Bạn sẽ cần liệt kê được các thực thể liên kết với nhau bởi yếu tố gì. Ví dụ:

Thực thể Sản phẩm A liên kết với Nhóm khách hàng A do có cùng thuộc tính Giá (dưới 1 triệu).
Thực thể Sản phẩm A liên kết với Sản phẩm B do có cùng thuộc tính Thương hiệu.

Sau khi đã xác định được các mối quan hệ, chúng ta có thể tiến hành vẽ ERD quản lý bán hàng theo biểu đồ trực quan. Theo quy ước chung trong ngành phân tích dữ liệu, các ký hiệu biểu thị cho các thành phần như sau:

Hình chữ nhật: Thể hiện cho các thực thể.
Hình elip: Biểu thị các thuộc tính, tên thuộc tính của mỗi thực thể đó.
Hình thoi: Biểu thị mối quan hệ giữa các thực thể.
Các đường liên kết: Mỗi một đường liên kết có các ký hiệu khác nhau thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể trong sơ đồ.

Ví dụ về Quan hệ - Relationship — Ví dụ về Quan hệ – Relationship

Bước 4: Thử nghiệm và điều chỉnh lại

Cuối cùng, bạn sẽ cần kiểm tra lại từng thành phần có trong mô hình ERD của bạn. Do số lượng liên kết có thể lớn, tùy vào mức độ chi tiết bạn mong muốn về mô hình ERD của doanh nghiệp, bạn sẽ cần kiểm tra sơ đồ chính xác nhất có thể.

5. Lời kết

Qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ cho bạn những thông tin về xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng hiệu quả. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng của mô hình ERD quản lý bán hàng và đưa ra được những giải pháp hữu ích cho việc xây dựng một mô hình.

Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ Marketing, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.

MIC CREATIVE – Your Success, Our Future