1. Content Guidelines là gì?
Content Guidelines là bộ quy tắc định hướng việc xây dựng và phát triển nội dung, bao gồm các yếu tố như giọng điệu thương hiệu, phong cách ngôn ngữ, cấu trúc trình bày, định dạng kỹ thuật và các quy chuẩn liên quan đến SEO. Đây là tài liệu cốt lõi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong mọi sản phẩm nội dung, từ bài viết blog đến caption mạng xã hội hay email marketing.
Nội dung được triển khai theo content guidelines sẽ khác với brand guidelines. Mặc dù đều là tài liệu định hướng, chúng phục vụ hai mục đích khác nhau:
- Brand Guidelines tập trung vào phần nhìn: nhận diện thương hiệu, màu sắc, logo, font chữ và quy chuẩn thiết kế.
- Content Guidelines tập trung vào phần ngôn ngữ: cách viết, cách nói, cách diễn đạt thông điệp trên từng nền tảng.
Điểm giao nhau giữa hai loại guideline nằm ở chỗ: cả hai đều giúp thương hiệu thể hiện nhất quán. Từ hình ảnh đến câu chữ và giữ vững chất lượng trong mọi điểm chạm với người dùng. Do đó, doanh nghiệp cần cả hai để phát triển một chiến lược thương hiệu toàn diện.
1.1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng Content Guidelines?
Sở hữu một bộ Content Guidelines đầy đủ, chi tiết sẽ giúp mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
- Tạo sự nhất quán trong nội dung: Giúp toàn bộ đội ngũ giữ phong cách viết thống nhất, tránh sai lệch trong cách truyền tải thông điệp.
- Nâng cao hiệu quả truyền thông: Nội dung đồng bộ giúp người dùng dễ nhận diện, tăng khả năng ghi nhớ thương hiệu trên mọi nền tảng.
- Hỗ trợ đào tạo và cộng tác: Là tài liệu tham khảo nhanh cho nhân sự mới và đối tác bên ngoài, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi triển khai nội dung.
1.2. Các thành phần chính trong Content Guidelines
Một bộ content guidelines hiệu quả không chỉ thể hiện giọng điệu thương hiệu, mà còn đảm bảo mọi nội dung được sản xuất đúng kỹ thuật, đúng thông điệp và đúng kỳ vọng của người đọc.
Dưới đây là 4 thành phần cốt lõi cần có:
a) Giọng điệu và phong cách viết
Content guidelines cần xác định rõ thương hiệu sẽ nói với người đọc như thế nào: chuyên nghiệp, gần gũi, truyền cảm hứng hay hài hước. Đây là yếu tố định hình cá tính thương hiệu trong từng câu chữ. Ngoài ra, tài liệu nên hướng dẫn cách sử dụng từ vựng, độ dài câu, tránh viết tối nghĩa hay sáo rỗng.
b) Định dạng và cấu trúc nội dung
Bao gồm quy định cụ thể về độ dài bài viết, số lượng tiêu đề phụ (H2, H3), cách xuống dòng, dùng danh sách liệt kê, trích dẫn hoặc in đậm những phần quan trọng. Các tiêu chí định dạng như hình ảnh tối ưu, tỷ lệ ảnh chữ và cách chèn biểu đồ minh họa cũng nên được thống nhất để đảm bảo tính thẩm mỹ và nhất quán đa nền tảng.
Nếu bạn quan tâm tới những công thức viết nội dung hiệu quả cho các nền tảng, đọc thêm bài viết Các công thức viết content trong thương mại: Tăng tỷ lệ chuyển đổi
c) Quy tắc SEO và từ khóa
Một phần không thể thiếu trong content guidelines là hướng dẫn tối ưu SEO. Doanh nghiệp cần quy định rõ cách chọn từ khóa chính – phụ, vị trí chèn từ khóa, cách viết meta title, meta description, cũng như yêu cầu về internal link và external link. Các yếu tố kỹ thuật này giúp nội dung vừa thân thiện với người dùng, vừa phù hợp với thuật toán tìm kiếm.
d) Nội dung được phép và không được phép
Để giảm rủi ro truyền thông, cần đưa ra danh sách chủ đề, từ ngữ hoặc hình ảnh cần tránh – ví dụ: nội dung chính trị, phân biệt vùng miền, hoặc sử dụng hình ảnh không có bản quyền. Đồng thời, cần quy định cụ thể cách sử dụng trích dẫn, ghi nguồn tham khảo và các yêu cầu pháp lý liên quan.
Ngoài 4 thành phần nêu trên là những yếu tố bắt buộc phải có, tùy doanh nghiệp sẽ có thêm các yếu tố khác làm quy chuẩn. Bởi điều này còn phụ thuộc vào đặc thù lĩnh vực và thời điểm hoạt động của đơn vị đó.
2. Quy trình xây dựng Content Guidelines cho đội ngũ nội bộ
Để content guidelines thực sự phát huy giá trị, doanh nghiệp cần xây dựng một cách có hệ thống – từ việc hiểu rõ bản sắc thương hiệu đến triển khai, đào tạo và cập nhật định kỳ. Dưới đây là quy trình 5 bước giúp bạn bắt đầu bài bản:
Bước 1: Phân tích thương hiệu và đối tượng mục tiêu
Mọi nội dung đều cần phản ánh đúng bản chất của thương hiệu và nói đúng ngôn ngữ với người đọc. Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần:
- Xác định giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và những đặc điểm định hình “cá tính” thương hiệu.
- Phân tích đối tượng mục tiêu: họ là ai, họ muốn đọc nội dung gì, thích phong cách nào (trẻ trung, chuyên sâu, gần gũi…).
Việc hiểu người nhận sẽ giúp bạn viết ra những hướng dẫn phù hợp người dùng cuối – thay vì viết cho “bộ phận nội bộ”.
Bước 2: Thu thập và đánh giá nội dung hiện tại
Xem lại những nội dung doanh nghiệp đã xuất bản giúp bạn nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và xu hướng phong cách đang hiện hữu. Hãy:
- Lọc ra những bài viết thể hiện đúng tinh thần thương hiệu để dùng làm ví dụ mẫu.
- Đánh giá các lỗi thường gặp như: thiếu giọng điệu thống nhất, sai định dạng, sử dụng từ ngữ không phù hợp hoặc thiếu thân thiện với người đọc.
Từ đó, bạn có dữ liệu nền để xác định rõ các tiêu chuẩn cần đưa vào guidelines.
Bước 3: Soạn thảo và tổ chức nội dung guideline
Dựa trên những phân tích ở hai bước đầu, bắt đầu viết bản guideline. Đảm bảo các nội dung được:
- Trình bày mạch lạc theo từng phần (giọng điệu, định dạng, SEO, nội dung cấm…).
- Đính kèm minh họa cụ thể, ví dụ câu viết đúng/sai, hình ảnh mẫu, biểu đồ so sánh để người dùng dễ hiểu và áp dụng.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh dùng thuật ngữ nội bộ gây khó hiểu với freelancer hoặc cộng tác viên.
Bước 4: Đào tạo và triển khai
Một bộ guideline dù hoàn chỉnh cũng không có giá trị nếu người sử dụng không hiểu hoặc không áp dụng đúng. Do đó:
- Hãy giới thiệu tài liệu này đến toàn bộ đội ngũ nội dung và các bên liên quan (nhân viên marketing, đối tác agency…).
- Tổ chức các buổi hướng dẫn nội bộ hoặc workshop ngắn để giải thích cách áp dụng guideline vào thực tế.
- Khuyến khích phản hồi từ người dùng trực tiếp để phát hiện điểm chưa rõ ràng.
Bước 5: Đánh giá và cập nhật định kỳ
Thị trường, khách hàng và hành vi tiêu dùng thay đổi liên tục. Vì vậy, content guidelines cũng cần được cập nhật theo thời gian để duy trì tính hiệu quả.
- Thiết lập lịch đánh giá lại guideline (mỗi 6–12 tháng).
- Thu thập phản hồi từ các team sử dụng và cập nhật khi cần.
- Theo dõi hiệu suất nội dung để kiểm chứng xem guideline có đang tạo ra nội dung nhất quán, hiệu quả hơn không.
3. Tham khảo các mẫu Content Guidelines
Để giúp người viết hình dung rõ về một content guidelines chuẩn, MIC Creative đã tổng hợp được 4 mẫu tài liệu quy tắc viết nội dung từ các doanh nghiệp/thương hiệu dưới đây:
- Mailchimp – Hướng dẫn nội dung linh hoạt và dễ tiếp cận
Mailchimp nổi bật với bộ Content Style Guide được thiết kế rõ ràng, dễ tra cứu và áp dụng. Họ khuyến khích sử dụng ngôn ngữ thân thiện, gần gũi nhưng vẫn chuyên nghiệp, đồng thời linh hoạt điều chỉnh một số quy tắc ngữ pháp để phù hợp với ngữ cảnh thực tế.
- Microsoft – Hướng dẫn viết rõ ràng và toàn diện
Microsoft cung cấp một hướng dẫn viết chi tiết, tập trung vào việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu. Họ nhấn mạnh việc sử dụng giọng điệu ấm áp, thân thiện và hỗ trợ, phù hợp với đối tượng người dùng toàn cầu.
- Buffer – Hướng dẫn nội dung tập trung vào sự hòa nhập và rõ ràng
Buffer chia sẻ các nguyên tắc viết nội dung nhằm đảm bảo tính nhất quán và chất lượng cao. Họ khuyến khích việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh biệt ngữ và từ viết tắt không cần thiết, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ hòa nhập và tôn trọng đa dạng.
- Atlassian – Hướng dẫn nội dung tích hợp trong hệ thống thiết kế
Atlassian tích hợp hướng dẫn nội dung vào hệ thống thiết kế của mình, cung cấp các nguyên tắc về giọng điệu, phong cách viết, ngữ pháp và cách sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và thân thiện. Họ cũng cung cấp các hướng dẫn cụ thể về cách viết nội dung cho giao diện người dùng, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong trải nghiệm người dùng.
4. Kết luận
Qua nội dung trên đây, chúng tôi đã cung cấp các thông tin quan trọng về Content Guidelines cho doanh nghiệp, cùng với đó là quy trình xây dựng bộ tài liệu về quy tắc nội dung chi tiết. Đây không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn là công cụ định hướng chiến lược giúp nâng cao chất lượng truyền thông, tối ưu quy trình làm việc và bảo vệ tính nhận diện thương hiệu dài hạn.
Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ content cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn chi tiết. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.
