Hoạch định chiến lược PR là gì? Áp dụng ngay trong 09 bước

Đăng ngày: 24/08/2024

Tác giả:

Để chiến lược PR đạt được hiệu quả, việc hoạch định chiến lược PR là điều không thể thiếu trong quá trình triển khai của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong bài viết này MIC Creative sẽ hướng dẫn bạn cách hoạch định chiến lược PR chuyên nghiệp và hiệu quả nhất hiện nay!

1. Hoạch định chiến lược PR là gì?

Hoạch định chiến lược PR là là quá trình doanh nghiệp dự tính, xác định các mục tiêu và lên lộ trình triển khai, để giúp cho chiến lược PR đi đúng hướng và đạt được mục tiêu kỳ vọng. Hiểu theo cách khác, đây chính là bước doanh nghiệp xây dựng kế hoạch triển khai sao cho chiến lược PR chi tiết, rõ ràng và có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

Việc hoạch định chiến lược PR sẽ đem lại cho doanh nghiệp bạn các lợi thế sau:

Hạn chế rủi ro phát sinh: Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị cho các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các vấn đề có thể xảy ra và thiệt hại.
Có mục tiêu, kế hoạch cụ thể: Bạn sẽ luôn biết được doanh nghiệp bạn cần làm gì, triển khai các hoạt động nào vào thời điểm nào để giúp chiến dịch PR đạt được hiệu quả tốt nhất.
Tiết kiệm chi phí: Lường trước các chi phí sẽ là các tốt nhất giúp bạn có thể tối ưu hóa các khoản phí triển khai truyền thông, tránh thất thoát phí không hiệu quả.

2. Các bước hoạch định chiến lược PR hiệu quả

Để có được một chiến lược PR hiệu quả, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau của MIC Creative:

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông

Như đã đề cập trước đó, mỗi chiến lược PR được thực hiện nhằm đáp ứng mục tiêu truyền thông khác nhau, ảnh hưởng tới lựa chọn kênh truyền thông và hình thức triển khai PR của doanh nghiệp. Do đó, trong bước đầu tiên, bạn sẽ cần xác định rõ mục tiêu truyền thông doanh nghiệp bạn đang hướng đến thông qua chiến dịch này là gì.

Bạn có thể dễ dàng xác định mục tiêu truyền thông bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

Chiến dịch này hướng đến đối tượng nào? (Khách hàng, cộng đồng người tiêu dùng, các tổ chức, doanh nghiệp,…)
Bạn muốn đạt được giá trị nào trong chiến dịch này? (Doanh số, thị phần, mức độ nhận diện, mức độ uy tín,…)

Bước 2: Nghiên cứu đối tượng truyền thông

Để chiến lược PR đi đúng hướng, bạn sẽ cần hiểu rõ khán giả của mình là ai. Điều này sẽ yêu cầu bạn nghiên cứu về đối tượng truyền thông mục tiêu của mình với các tiêu chí cụ thể như sau:

Nhu cầu, sở thích, thị hiếu của họ
Nền tảng hoạt động chủ yếu (báo điện tử, báo giấy, ngoài trời, trên mạng xã hội,…)
Điều gì khiến họ tin tưởng vào sản phẩm, thương hiệu?
Điều gì đã khiến họ chi trả cho sản phẩm, dịch vụ của bạn?
Cách thức họ sử dụng, hoạt động trên nền tảng truyền thông đó.
…

Để việc nghiên cứu đối tượng truyền thông hiệu quả hơn, bạn có thể xây dựng chân dung khách hàng của bạn. Chân dung khách hàng luôn được xem là một phương pháp hiệu quả giúp bạn có thể dễ dàng nắm rõ được các đặc điểm của đối tượng, khiến chiến lược PR trở nên phù hợp, đem lại kết quả truyền thông hiệu quả.

Bước 3: Nghiên cứu thị trường hướng đến

Ngoài nghiên cứu đối tượng truyền thông, bạn cũng sẽ cần nghiên cứu về thị trường mà chiến lược PR của bạn nhắm tới. Có 02 yếu tố chính bạn cần chú ý khi nghiên cứu thị trường:

Đối thủ cạnh tranh: Có các đối thủ nào cùng ngành với doanh nghiệp của bạn? Nghiên cứu về các chiến dịch họ đang triển khai và mức độ hiệu quả. Ưu điểm và nhược điểm của đối thủ đó.
Nền tảng truyền thông: Là nền tảng bạn dự định sẽ triển khai hoạt động truyền thông. Bạn sẽ cần nắm rõ được ưu – nhược điểm của nền tảng đó, khả năng tương tác,…

Bước 4: Xác định mục tiêu PR

Tiếp theo, bạn sẽ cần xác định được chiến lược PR của bạn được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu nào. Bạn có thể xác định mục tiêu PR của mình không mấy khó khăn, tuy nhiên hãy chú ý rằng các mục tiêu thường dễ bị nhầm lẫn với nhau, điển hình là mục tiêu “Gia tăng mức độ uy tín” và “Gia tăng nhận diện thương hiệu” và cũng khá khó để đánh giá và đo lường.

Do đó, bạn có thể sử dụng mô hình GOST – là một mô hình phổ biến được thực hiện nhằm đánh giá và xác định mục tiêu, kết quả chiến dịch. GOST là từ viết tắt của 04 yếu tố gồm:

G – Goal (Mục tiêu): Mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được từ chiến dịch PR, thông thường sẽ là các giải thưởng, chứng nhận từ cộng đồng (Ví dụ: ở Việt Nam sẽ có giải Sao Khuê, giải Thương hiệu tiêu biểu,…).
O – Objective (Kết quả): Kết quả sẽ là con số cụ thể bạn cần đạt được từ chiến dịch. (Ví dụ: 100 triệu doanh thu, 20% thị phần,…)
S – Strategy (Chiến lược): Cách bạn triển khai chiến dịch để đạt được các yếu tố trên (Ví dụ: Tổ chức hội chợ, họp báo, chạy quảng cáo,…).
T – Tactic (Chiến thuật): Các công cụ được bạn lựa chọn để áp dụng vào chiến lược của bạn (Ví dụ: Triển khai các quảng cáo mang tính cá nhân hóa cao, trưng bày sản phẩm, công nghệ mới,…).

Bước 5: Xây dựng thông điệp PR

Thông điệp PR được xem là yếu tố quan trọng bậc nhất trong chiến lược PR. Một thông điệp hay sẽ tạo được dấu ấn sâu đậm trong tâm trí khán giả, khách hàng, giúp thương hiệu của bạn luôn được cộng đồng nhớ đến và gắn liền với hình ảnh tích cực mà thông điệp đó truyền tải.

Việc xây dựng thông điệp không chỉ dừng lại ở chuyện thông điệp đó hay và ý nghĩa. Một thông điệp truyền thông cần đảm bảo được các yếu tố sau đây:

Ngắn gọn, đơn giản
Dễ gợi nhớ, liên tưởng
Có thể dùng trong nhiều bối cảnh
Khơi gợi cảm xúc của người nghe

Một số phương pháp xây dựng thông điệp chiến lược PR hiệu quả gồm:

Gắn liền với sứ mệnh: Thông điệp của chiến dịch được gắn liền với sứ mệnh, tầm nhìn của chiến dịch.

Ví dụ: Thông điệp chiến dịch PR sữa của Vinamilk là “Vươn cao Việt Nam”, nhằm cung cấp sữa miễn phí cho trẻ em Việt Nam.

Thể hiện giá trị hướng đến: Một số thương hiệu lớn sử dụng các con số ấn tượng nhằm thu hút khách hàng.

Ví dụ: Dự án khu đô thị HAPPY ONE CENTRAL hướng tới vị trí TOP 1 khu đô thị đáng sống nhất Việt Nam.

Sự cam kết, đảm bảo: Nếu thông điệp của bạn có thể đảm bảo được một giá trị mà khách hàng sẽ đạt được, chiến lược PR của bạn sẽ trở nên đáng tin hơn nhiều.

Bước 6: Xác định kênh truyền thông

Tiếp theo, bạn sẽ cần xác định kênh truyền thông mà chiến lược PR của bạn sẽ triển khai. Tuy nhiên, trước khi tìm hiểu về kênh truyền thông nào phù hợp với chiến dịch của bạn, bạn sẽ cần lưu ý rằng: Bạn không nhất thiết phải chạy chiến lược PR trên mọi kênh truyền thông. Đây là một nhận định sai lầm của không ít người khi cho rằng bạn chạy càng nhiều kênh thì bạn sẽ càng thu về nhiều giá trị.

Hãy xác định kênh truyền thông nào tối ưu nhất cho chiến lược PR bạn sắp triển khai. Điều này trở nên đặc biệt đúng nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhằm giúp bạn tập trung ngân sách hiệu quả trên các kênh truyền thông thích hợp.

Các kênh PR phổ biến gồm có:

Báo chí: Nền tảng truyền thông cơ bản giúp doanh nghiệp đưa tin tức, câu chuyện thương hiệu đến với cộng đồng.
Blog: Các diễn đàn là nơi tập trung phần lớn các nhà sáng tạo nội dung, KOC, Reviewer,… thích hợp giúp bạn cải thiện mức độ uy tín cho sản phẩm, dịch vụ.
Mạng xã hội: Nền tảng truyền thông phổ biến nhất hiện nay, phù hợp với mọi ngành hàng, lĩnh vực. Tệp người dùng trên mạng xã hội đa dạng, với đa số là giới trẻ.
Sự kiện ngoài trời, triển lãm, họp báo,…: Là các hoạt động giúp tạo cầu nối giữa cộng đồng và doanh nghiệp, mở ra các cơ hội cho tiếp thị, trải nghiệm sản phẩm, định hướng cộng đồng và chia sẻ câu chuyện doanh nghiệp

Bước 7: Lập kế hoạch ngân sách

Ngân sách là một phần không thể thiếu khi triển khai bất kỳ chiến lược PR nào. Thông thường, khi nhắc đến vấn đề ngân sách, các doanh nghiệp sẽ cần chú ý tới 03 nhóm tiêu thụ ngân sách gồm:

Kênh truyền thông: Bạn sẽ cần chi trả các chi phí cho nền tảng truyền thông bạn lựa chọn. Mỗi nền tảng sẽ có các chi phí khác nhau tùy thuộc vào các dịch vụ được bạn sử dụng trong chiến lược PR của bạn.
Các đại lý, đơn vị tổ chức thứ 3: Bao gồm các Agency hỗ trợ tổ chức thực hiện và các đơn vị đối tác. Các sự kiện có sự phối hợp với các đơn vị này sẽ mang mức độ hiệu quả cao hơn, tuy nhiên chi phí sẽ cao hơn nhiều.
Nhân sự triển khai: Không chỉ nhân sự thuộc doanh nghiệp của bạn, mà còn có cả các đơn vị hỗ trợ, thuê ngoài. Bạn sẽ cần cân nhắc chi phí nhân sự cho cả nhân sự tổ chức, giám sát triển khai, sáng tạo nội dung,… và chi phí thuê thêm nhân sự nếu cần thiết.

Dựa vào quy mô của chiến dịch và thời gian triển khai, cùng với các yếu tố nêu trên bạn sẽ ước lượng được ngân sách cần thiết cho một chiến dịch PR. Ngoài ra, hãy hạn chế các khoản chi phí không cần thiết gây lãng phí và chuẩn bị sẵn ngân sách dự phòng cho các vấn đề phát sinh.

Bước 8: Xác định thời điểm triển khai

Sau khi đã có được bản hoạch định chiến lược PR chi tiết và cụ thể, bước cuối cùng để hoàn thiện chiến lược chính là xác định thời điểm triển khai chiến dịch. Đây sẽ là bước bạn quyết định chiến dịch sẽ được triển khai vào lúc nào để đạt được hiệu quả cao nhất.

Việc xác định thời điểm triển khai sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:

Các chiến dịch PR khác: Việc chạy nhiều chiến dịch PR cùng lúc có thể sẽ tạo ra sự “chồng chéo”, khiến hiệu quả truyền thông không được như kỳ vọng. Bạn nên cân nhắc dãn cách hoặc phối hợp các chiến dịch.
Yếu tố thị trường: Thị trường sẽ là một nhân tố lớn ảnh hưởng tới thời điểm triển khai. Nếu một “ông lớn” khác đang chạy chiến dịch PR trùng với bạn, bạn nên cân nhắc triển khai sớm hoặc muộn hơn để tránh phải đương đầu với họ.

Bước 9: Đo lường và đánh giá

Xuyên suốt quá trình triển khai các chiến lược PR, các đánh giá sẽ cần liên tục được đưa ra nhằm đảm bảo chiến lược đang đi đúng hướng. Các chỉ số cần chú ý gồm:

Lượt truy cập, tham dự,nhấp chuột
Mức độ tương tác
Lượt chuyển đổi
Tỉ lệ thoát, giữ chân người dùng

3. Lời kết

Qua bài viết này, MIC Creative đã chia sẻ cách hoạch định chiến lược PR. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn xây dựng được một chiến lược PR chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, góp phần trở nên cạnh tranh hơn trên thị trường nước nhà.

Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ Marketing – Truyền thông – Quảng cáo, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.

MIC CREATIVE – Your Success, Our Future