1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?
Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa – Thể thao, Công an, hoặc UBND cấp quận/huyện) cấp cho cá nhân, tổ chức khi tổ chức các hoạt động có tính chất công cộng như: biểu diễn nghệ thuật, hội chợ, triển lãm, roadshow, lễ hội, hoặc các chương trình có yếu tố quảng bá, thu hút đông người tham dự.
Việc xin giấy phép nhằm đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp pháp, an toàn, đúng quy định, tránh các rủi ro liên quan đến an ninh trật tự, bản quyền, thuế, quảng cáo sai phạm hoặc gây ảnh hưởng đến cộng đồng.
2. Những loại sự kiện cần xin giấy phép
Không phải mọi sự kiện đều bắt buộc phải xin phép, tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, các chương trình có yếu tố quảng bá, nghệ thuật, thu hút đông người hoặc tác động đến cộng đồng thường sẽ phải đăng ký với cơ quan chức năng. Dưới đây là các loại sự kiện phổ biến cần xin giấy phép trước khi tổ chức:
- Biểu diễn nghệ thuật: ca nhạc, thời trang, kịch, múa, trình diễn DJ, nghệ thuật đường phố…
- Hội chợ – Triển lãm thương mại: trưng bày sản phẩm, gian hàng quảng bá thương hiệu.
- Roadshow – Activation ngoài trời: diễu hành mô tô, xe đạp, phát tờ rơi hoặc hoạt động tương tác nơi công cộng.
- Sự kiện có yếu tố nước ngoài: mời nghệ sĩ, diễn giả nước ngoài, chương trình tài trợ từ nhãn hàng quốc tế.
- Hội thảo, hội nghị lớn có truyền thông, livestream công khai hoặc thu phí tham dự.
Lưu ý: Không phải mọi sự kiện đều cần xin phép. Một số chương trình nhỏ, nội bộ, hoặc không có yếu tố nghệ thuật/quảng bá có thể được miễn, nhưng vẫn nên xác minh với cơ quan quản lý địa phương để tránh vi phạm.
3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện
Hiện nay, không có một thủ tục chung áp dụng cho mọi loại hình sự kiện. Thay vào đó, mỗi hình thức tổ chức như triển lãm, họp báo, hay biểu diễn nghệ thuật sẽ có quy trình xin phép và bộ hồ sơ riêng theo quy định pháp luật.
1. Sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh
Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị cấp phép theo mẫu quy định.
- Danh sách tác phẩm, kích thước, chất liệu, số lượng.
- Ảnh minh họa các tác phẩm (in hoặc file kỹ thuật số).
- Văn bản đồng ý của địa điểm tổ chức (nếu không phải nhà triển lãm).
- Văn bản thỏa thuận với người mẫu (nếu có ảnh khỏa thân lộ danh tính).
Thẩm quyền cấp phép:
- Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch (đối với triển lãm quy mô toàn quốc, có yếu tố nước ngoài hoặc diễn ra tại nhiều tỉnh).
- Sở Văn hóa – Thể thao địa phương (đối với triển lãm nội bộ tại địa phương).
Thời gian xử lý: 03 ngày xác nhận hồ sơ, 07 ngày cấp phép kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2. Sự kiện họp báo
Hồ sơ gồm:
- Văn bản xin phép nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, người chủ trì.
- Giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
- Tài liệu liên quan đến nội dung họp báo.
Nơi tiếp nhận hồ sơ:
- Gửi đến Bộ Thông tin & Truyền thông (nếu đơn vị tổ chức thuộc Trung ương).
- Gửi đến UBND cấp tỉnh (nếu là cá nhân, tổ chức địa phương).
Lưu ý: Thông báo tổ chức họp báo phải gửi trước ít nhất 24 giờ. Nếu không có phản hồi từ cơ quan quản lý trong thời gian này, sự kiện được xem là hợp lệ.
3. Biểu diễn nghệ thuật
Hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị cấp phép (theo mẫu).
- Kịch bản, danh mục tác phẩm, tác giả (có bản dịch tiếng Việt nếu là tác phẩm nước ngoài).
Cơ quan cấp phép:
- Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch (nếu có yếu tố hợp tác quốc tế, tổ chức trung ương).
- UBND cấp tỉnh (nếu sự kiện trong phạm vi tỉnh/thành).
Thời gian nộp: Trước ít nhất 07 ngày làm việc so với ngày tổ chức.
Thời gian xử lý:
- 03 ngày phản hồi hồ sơ nếu chưa hợp lệ.
- 05 ngày để cấp phép nếu hồ sơ đầy đủ.
4. Mẫu đơn và biểu mẫu giấy phép tổ chức sự kiện
1. Mẫu đơn xin phép tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh
- Tên mẫu: Mẫu số 01 – Nghị định 72/2016/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 89/2023/NĐ-CP)
- Nội dung chính:
- Thông tin đơn vị tổ chức
- Thời gian – địa điểm triển lãm
- Danh sách tác phẩm và cam kết về bản quyền
- Tải mẫu: Trang thông tin của Sở Văn hóa – Thể thao địa phương hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia.
2. Mẫu đơn tổ chức họp báo
- Không theo mẫu bắt buộc, nhưng phải có các nội dung:
- Mục đích họp báo
- Thời gian – địa điểm tổ chức
- Người chủ trì và nội dung chi tiết
- Kèm theo giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức
- Nộp tới: Bộ Thông tin & Truyền thông hoặc UBND cấp tỉnh (tùy đối tượng tổ chức).
3. Mẫu đơn xin phép biểu diễn nghệ thuật
- Tên mẫu: Mẫu số 02 – Phụ lục ban hành kèm Nghị định 144/2020/NĐ-CP
- Nội dung cần có:
- Danh mục tiết mục, tên tác giả – ca sĩ – người phụ trách
- Kịch bản chi tiết (nếu có yếu tố sáng tạo)
- Cam kết nội dung phù hợp quy định pháp luật
5. Câu hỏi thường gặp về giấy phép tổ chức sự kiện
1. Mọi sự kiện đều phải xin giấy phép?
Không. Chỉ những sự kiện mang tính công cộng, có yếu tố quảng bá, nghệ thuật, thu hút đông người hoặc có yếu tố nước ngoài mới bắt buộc xin phép. Các sự kiện nội bộ như họp công ty, sinh nhật, team building khép kín thường không cần.
2. Nếu không xin giấy phép có bị phạt không?
Có. Tổ chức sự kiện không phép có thể bị xử phạt hành chính, buộc hủy chương trình, hoặc bị cấm tổ chức trong tương lai. Mức phạt dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy tính chất vi phạm.
3. Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ xin giấy phép không?
Được. Doanh nghiệp có thể ủy quyền hợp pháp cho các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như MIC Creative để chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng pháp luật.
4. Xin giấy phép tổ chức sự kiện mất bao nhiêu chi phí?
Thông thường, việc nộp hồ sơ xin giấy phép không mất phí tại cơ quan chức năng. Tuy nhiên, nếu thuê đơn vị dịch vụ làm trọn gói, chi phí sẽ dao động từ 1 – 5 triệu đồng tùy loại sự kiện, địa phương và thời gian gấp hay không.
5. Khi nào cần xin thêm giấy phép an ninh, phòng cháy chữa cháy?
Nếu sự kiện có quy mô lớn, tổ chức ngoài trời, có sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng, hoặc tụ tập đông người, bạn cần liên hệ công an phường, quận hoặc phòng Cảnh sát PCCC để xin xác nhận đảm bảo an ninh – an toàn.
6. Sự kiện có yếu tố nước ngoài cần giấy tờ gì thêm?
Phải có:
- Giấy phép hợp tác quốc tế (nếu có tài trợ, khách mời nước ngoài).
- Hồ sơ cá nhân hoặc chương trình biểu diễn của người nước ngoài.
- Văn bản thỏa thuận hợp tác giữa bên tổ chức và đơn vị nước ngoài.
6. Kết luận
Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là bước quan trọng đảm bảo chương trình được diễn ra hợp pháp, an toàn và chuyên nghiệp. Dù là triển lãm, hội thảo, biểu diễn nghệ thuật hay họp báo, mỗi loại hình đều có quy định riêng về hồ sơ và thủ tục pháp lý. Nắm rõ quy trình và chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu bạn cần hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và trọn gói, dịch vụ tổ chức sự kiện tại MIC Creative luôn sẵn sàng đồng hành – từ khâu lên ý tưởng đến xử lý thủ tục cấp phép và vận hành sự kiện. Liên hệ ngay để sự kiện của bạn được triển khai đúng quy chuẩn và hiệu quả tối đa.
