OKR là gì? 5 bước triển khai mô hình OKR hiệu quả

1. OKR là gì?

1.1. Định nghĩa về OKR

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả Then chốt). Đây là một phương pháp quản trị mục tiêu giúp các tổ chức xác định và theo đuổi những ưu tiên quan trọng nhất, tạo ra sự liên kết và nhịp điệu làm việc cho toàn bộ doanh nghiệp. (Theo Wikipedia)

Tìm hiểu sự khác biệt OKR với KPI tại bài viết Phân tích chi tiết sự khác nhau giữa OKR và KPI

1.2. Hai thành phần cốt lõi của OKR

Mô hình OKR được cấu thành từ hai yếu tố không thể tách rời: Objectives (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả Then chốt).

• Objectives (Mục tiêu): Trả lời câu hỏi “Chúng ta muốn đi đâu?”

Đây là những tuyên bố định tính, truyền cảm hứng và tham vọng về những gì tổ chức muốn đạt được.

Ví dụ Objective: Trở thành lựa chọn hàng đầu cho các chủ shop kinh doanh online tại TP.HCM.

• Key Results (Kết quả Then chốt): Trả lời câu hỏi “Làm sao chúng ta biết mình đã đến nơi?”

Đây là những chỉ số định lượng, có thể đo lường được và có thời hạn cụ thể, giúp xác minh sự thành công của Objective. Mỗi Objective thường sẽ có từ 2 đến 5 Key Results. Chúng làm cho mục tiêu trở nên cụ thể và không thể hiểu lầm.

Ví dụ Key Results cho Objective trên:

Đạt 10,000 lượt tải app mới trong Quý 3.

Tỷ lệ khách hàng gia hạn dịch vụ đạt 85%.

Chỉ số hài lòng của khách hàng (CSAT) đạt trên 90%.

1.3. Ưu – nhược điểm của mô hình OKR

Mặc dù sở hữu nhiều lợi thế vượt trội, mô hình OKR cũng có những thách thức và nhược điểm riêng. Hiểu rõ cả hai mặt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn lường trước khó khăn và triển khai hiệu quả hơn.

Ưu điểm:

• Tập trung: Buộc tổ chức phải chọn và làm những việc quan trọng nhất.
• Liên kết: Kết nối mục tiêu từ công ty đến nhân viên thành một đường thẳng, loại bỏ tình trạng “mạnh ai nấy làm”.
• Cam kết: Trao quyền cho nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu, tăng tính tự chủ và trách nhiệm.
• Minh bạch: Công khai mục tiêu toàn công ty, thúc đẩy trách nhiệm và sự hợp tác.
• Đột phá: Khuyến khích đặt ra các mục tiêu tham vọng, vượt khỏi giới hạn an toàn để đổi mới.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian: Quá trình thiết lập, check-in và đánh giá đòi hỏi sự đầu tư nguồn lực đáng kể.
• Dễ áp dụng sai: Thường bị nhầm lẫn với danh sách công việc (To-do list) hoặc KPI nếu không được đào tạo kỹ.
• Gây áp lực: Có thể tạo ra căng thẳng nếu bị áp đặt cứng nhắc hoặc gắn liền với lương thưởng.
• Đòi hỏi thay đổi văn hóa: Cần có văn hóa cởi mở, tin tưởng và sẵn sàng chấp nhận thất bại để thành công.

2. Phân loại các OKR được sử dụng nhiều

OKR không phải là một khái niệm cứng nhắc. Tùy vào mục đích và bối cảnh, chúng được phân thành các loại chính sau đây:

• OKR Cam kết vs. Khát vọng: OKR Cam kết là những mục tiêu phải đạt 100%, gắn liền với hoạt động cốt lõi. Ngược lại, OKR Khát vọng là những mục tiêu đột phá, nơi việc đạt 60-70% đã là thành công lớn.
• OKR Học hỏi: Loại OKR này không nhằm vào kết quả kinh doanh trực tiếp, mà để kiểm chứng một giả thuyết, khám phá thị trường hoặc thu thập kiến thức quan trọng, làm nền tảng cho sự đổi mới trong tương lai.
• OKR Top-down vs. Bottom-up: OKR từ trên xuống (Top-down) do lãnh đạo đề ra để đảm bảo định hướng chiến lược. OKR từ dưới lên (Bottom-up) do đội nhóm đề xuất để thúc đẩy sự tự chủ. Một hệ thống tốt cần sự cân bằng giữa cả hai.
• OKR theo Cấp độ tổ chức (Company, Team, Personal): OKR được phân tầng từ Công ty (định hướng chung), xuống Đội nhóm (hành động cụ thể), và đôi khi tới Cá nhân (phát triển cá nhân). Sự liên kết chặt chẽ giữa các tầng này là yếu tố then chốt.
• OKR theo Chu kỳ Thời gian (Time-based): OKR thường được thiết lập theo chu kỳ Quý để đảm bảo sự linh hoạt và nhanh nhạy. Tuy nhiên, cũng có OKR Năm cho các mục tiêu chiến lược dài hạn và hệ thống cuốn chiếu, nơi mục tiêu được liên tục xem xét và cập nhật.

3. 5 bước triển khai OKR hiệu quả cho doanh nghiệp

Lý thuyết đã đủ, đây là lúc bắt tay vào thực hành. Triển khai OKR thành công không hề phức tạp nếu bạn tuân thủ theo lộ trình hướng dẫn của chúng tôi với 5 bước dưới đây:

Bước 1: Thiết lập và truyền thông OKR cấp Công ty

Đây là bước nền tảng, quyết định hướng đi cho toàn bộ tổ chức trong một chu kỳ (thường là Quý hoặc Năm).

• Mục tiêu: Xác định 1-3 mục tiêu chiến lược quan trọng nhất, tạo kim chỉ nam cho mọi hoạt động.
• Ai tham gia: Ban lãnh đạo (CEO, các giám đốc cấp cao).
• Cách thực hiện: Tổ chức các buổi workshop để cùng thảo luận và trả lời câu hỏi: “Điều gì là quan trọng nhất đối với chúng ta ngay bây giờ?”. Sau khi thống nhất, OKR cấp công ty phải được truyền thông một cách rõ ràng, minh bạch đến từng nhân viên.

Bước 2: Các đội nhóm xây dựng OKR liên kết

Từ định hướng chung của công ty, các phòng ban, đội nhóm sẽ “dịch” chúng thành các mục tiêu và hành động cụ thể của riêng mình.

• Mục tiêu: Đảm bảo mỗi đội nhóm đều hiểu rõ họ cần làm gì để đóng góp vào thành công chung.
• Ai tham gia: Trưởng phòng/Trưởng nhóm cùng các thành viên.
• Cách thực hiện: Mỗi đội nhóm tự đặt câu hỏi: “Chúng ta có thể làm gì để tác động mạnh mẽ nhất đến OKR của công ty?”. Quá trình này nên có sự kết hợp giữa định hướng từ trên xuống và các đề xuất từ dưới lên để tăng tính cam kết.

Bước 3: Check-in thường xuyên và theo dõi tiến độ

Đây là bước biến OKR từ một bản kế hoạch tĩnh thành một công cụ quản lý sống động, giúp đội nhóm đi đúng hướng.

• Mục tiêu: Theo dõi tiến độ, phát hiện sớm các rủi ro và duy trì động lực cho cả nhóm.
• Ai tham gia: Toàn bộ thành viên trong đội nhóm.
• Cách thực hiện: Tổ chức các buổi check-in hàng tuần, kéo dài khoảng 15-30 phút. Mỗi thành viên chia sẻ ngắn gọn về 3 điểm:
• Tiến độ OKR của tôi tuần qua.
• Các ưu tiên của tôi trong tuần này để tiến gần hơn tới OKR.
• Các khó khăn, trở ngại đang gặp phải.

Bước 4: Đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ

Đây là thời điểm để nhìn lại, học hỏi và chấm điểm một cách khách quan những gì đã đạt được.

• Mục tiêu: Đo lường kết quả, và quan trọng hơn là rút ra các bài học kinh nghiệm để cải tiến.
• Ai tham gia: Đội nhóm cùng với người quản lý.
• Cách thực hiện:
• Đánh giá giữa kỳ: Một buổi rà soát nhanh để xem xét tiến độ và hiệu chỉnh cách tiếp cận nếu cần thiết.
• Đánh giá cuối kỳ: Chấm điểm từng Key Result (thường theo thang 0.0 – 1.0). Tổ chức một buổi nhìn lại (retrospective) để trả lời: “Chúng ta đã làm tốt điều gì?”, “Chúng ta học được gì?”, “Chúng ta cần cải thiện gì cho lần sau?”.

Bước 5: Tái khởi động chu trình và nuôi dưỡng văn hóa

OKR không phải là một dự án làm một lần rồi thôi. Nó là một chu trình liên tục được cải tiến.

• Mục tiêu: Biến OKR thành một thói quen, một phần trong DNA vận hành của công ty.
• Ai tham gia: Toàn bộ công ty, dẫn dắt bởi ban lãnh đạo.
• Cách thực hiện: Sử dụng những bài học từ chu kỳ trước làm dữ liệu đầu vào quan trọng để thiết lập OKR cho chu kỳ mới. Công nhận và tôn vinh không chỉ kết quả, mà cả nỗ lực, sự học hỏi và sự dám chấp nhận rủi ro.

4. Ví dụ về OKR cho các phòng ban trong công ty

Dưới đây là một vài ví dụ bạn có thể tham khảo để xây dựng OKR cho đội nhóm của mình:

Ví dụ quản trị mục tiêu OKR cho Phòng Marketing

• Objective: Triển khai thành công chiến dịch ra mắt sản phẩm mới và tạo tiếng vang trên thị trường Quý 3.
• Key Results:
  • Đạt 2 tỷ đồng doanh thu từ các kênh digital.
  • Thu về 5.000 khách hàng tiềm năng (leads) chất lượng từ website.
  • Tỷ lệ nhắc đến thương hiệu (brand mentions) trên mạng xã hội tăng 50% so với Quý 2.

Ví dụ quản trị theo mục tiêu OKR cho Phòng Kinh doanh (Sales)

• Objective: Mở rộng thị trường ra khu vực miền Trung và xây dựng đội ngũ kinh doanh nòng cốt.
• Key Results:
  • Ký hợp đồng thành công với 20 khách hàng doanh nghiệp mới tại Đà Nẵng.
  • Doanh số từ thị trường mới đạt 5 tỷ đồng.
  • Tuyển dụng và đào tạo thành công 5 nhân viên kinh doanh cho thị trường miền Trung.

Ví dụ quản trị theo mô hình OKR cho Phòng Nhân sự (HR)

• Objective: Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng để thu hút và giữ chân nhân tài.
• Key Results:
  • Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc (turnover rate) giảm từ 15% xuống dưới 8%.
  • Chỉ số gắn kết của nhân viên (eNPS) tăng từ 30 lên 50 điểm.
  • Rút ngắn thời gian tuyển dụng trung bình cho các vị trí quan trọng từ 45 ngày xuống còn 30 ngày.

5. 4 sai lầm cần tránh khi thiết lập quản trị OKR

Dù OKR mang lại nhiều lợi ích, nhưng 4 sai lầm sau có thể phá hỏng hoàn toàn nỗ lực triển khai của bạn:

• Nhầm lẫn Key Results với công việc: Key Results là kết quả cụ thể (ví dụ: tăng CTR 25%), không phải danh sách công việc (ví dụ: thiết kế quảng cáo). Nhầm lẫn sẽ dẫn đến việc chỉ đo lường sự bận rộn, không phải hiệu quả.
• Gắn OKR với lương thưởng: Khi nhân viên thấy OKR ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, họ sẽ không dám đặt mục tiêu tham vọng. Tách biệt rõ ràng giữa OKR và lương thưởng để duy trì sự sáng tạo.
• Thiếu check-in hàng tuần: OKR cần được theo dõi và điều chỉnh thường xuyên. Bỏ qua check-in hàng tuần khiến chiến lược dễ thất bại.
• Đặt quá nhiều mục tiêu: Sức mạnh của OKR đến từ tập trung. Đặt quá nhiều mục tiêu khiến đội ngũ phân tán và không hoàn thành xuất sắc. Chỉ nên giữ lại 2-3 mục tiêu quan trọng mỗi quý.

6. Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu OKR là gì, cũng như 5 bước triển khai mô hình OKR, giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển vượt bậc. Áp dụng OKR là một hành trình cần sự cam kết, nhưng giá trị về hiệu suất và văn hóa mà nó mang lại là không thể đong đếm.

Nếu bạn đang có nhu cầu liên quan đến dịch vụ Marketing tổng thể cùng các dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.