Quy trình 4 bước làm việc với Agency sao cho trôi chảy

Đăng ngày: 25/03/2024

Hợp tác và làm việc với Agency là điều cần thiết khi đội ngũ nhân sự nội bộ quá tải công việc, không đủ nguồn lực chất lượng hoặc doanh nghiệp muốn triển khai chiến dịch phức tạp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa rõ các bước tiến hành làm việc ra sao nên thường gặp khó khăn trong việc phối hợp hiệu quả với đơn vị Agency, dẫn đến những bất đồng và ảnh hưởng đến kết quả dự án. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết quy trình 4 bước làm việc với Agency sao cho trôi chảy.

Quy trình làm việc với Agency Mic Creative

1. Đơn vị Agency là gì?

Agency là gì?
Agency là gì?

Đơn vị Agency là một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về marketing, truyền thông, quảng cáo cho các doanh nghiệp khác. Agency có thể cung cấp một hoặc nhiều dịch vụ sau:

  • Truyền thông marketing tích hợp
  • Quảng cáo đa phương tiện
  • Thiết kế nhận diện thương hiệu
  • Sản xuất nội dung
  • Tổ chức sự kiện

Nhiều doanh nghiệp đang tăng nhu cầu hợp tác với Agency vì những lợi ích có thể kể đến như:

  • Chuyên môn và kinh nghiệm: Agency sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, truyền thông, thiết kế,…
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hợp tác với agency giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự marketing.
  • Đa dạng ý tưởng và giải pháp: Agency sở hữu đội ngũ sáng tạo với nhiều ý tưởng mới mẻ, độc đáo, giúp doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt trên thị trường.
  • Mạng lưới quan hệ rộng rãi: Agency có mối quan hệ hợp tác với nhiều đối tác trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo,…
  • Đánh giá và đo lường hiệu quả: Agency có các công cụ và phương pháp để đánh giá hiệu quả của chiến dịch marketing.

2. Quy trình 4 bước làm việc với Agency hiệu quả

4 bước để Client hợp tác hiệu quả với Agency
4 bước để Client hợp tác hiệu quả với Agency

2.1. Phân tích Brief và xây dựng chiến lược

Để tạo nền tảng vững chắc cho chiến dịch, việc đầu tiên là bạn cần cung cấp Brief chi tiết và rõ ràng. Dựa trên Brief, Agency sẽ tiến hành phân tích và xây dựng chiến lược phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả cho chiến dịch.

Từ phía doanh nghiệp cần thuê Agency, bản Brief cần được “chăm chút kỹ lưỡng” và đảm bảo các yếu tố cơ bản như sau:

  • Mục tiêu chiến dịch rõ ràng (Brand Awareness, Brand Love, Conversion, Sale…)
  • Thông tin chi tiết về thương hiệu, sản phẩm và thị trường cạnh tranh để giúp Agency tối giản thời gian nghiên cứu
  • Ngân sách chiến dịch cần rõ ràng từng khoản mục phân bổ cho chiến dịch này, không được quá chung chung
  • KPI và đơn vị đánh giá hiệu quả cũng là yếu tố mà 2 bên cần làm rõ từ đầu
  • Kênh Digital mà thương hiệu mong muốn triển khai
  • Các yêu cầu khác (công cụ tracking, tài nguyên để truyền thông…)

Sau khi tiếp nhận Brief, Agency sẽ tiến hành đánh giá tính khả thi của mục tiêu, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chiến dịch như thương hiệu, sản phẩm, thị trường. Tiếp theo Agency sẽ lựa chọn kênh Digital phù hợp và lên kế hoạch triển khai chi tiết.

2.2. Xây dựng Media Plan và Proposal dự án

Bước tiếp theo sau khi xác nhận Brief là Client thường yêu cầu Agency cung cấp các tài liệu như Quotation, Media Plan và Proposal. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa các tài liệu này, dẫn đến việc đàm phán deadline gặp nhiều khó khăn, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ hợp tác.

Quotation là báo giá dự tính ngân sách cho chiến dịch dựa trên KPI mà Client cung cấp trong Brief. Do tính chất linh hoạt của chiến dịch Digital, báo giá chỉ mang tính chất tham khảo, thay đổi tùy theo thời điểm, thương hiệu và hạng mục. Vậy nên, lựa chọn Agency mà chỉ dựa vào báo giá thấp nhất tiềm ẩn rủi ro về chất lượng dịch vụ.

Media Plan là kế hoạch chi tiết về việc sử dụng các kênh truyền thông để truyền tải thông điệp của chiến dịch marketing. Quá trình xây dựng Media Plan gồm các bước như sau:

  • Lên định hướng kênh Digital
  • Phân bổ ngân sách
  • Đánh giá volume thị trường để cân đối KPI
  • Định hướng nội dung truyền thông
  • Thống nhất các chỉ số

 Để hoàn thành Media Plan cần tối thiểu 3 nhân sự: Account, Digital Media và Creative.

Bên cạnh đó, Agency cần từ 3-5 ngày để nghiên cứu và xây dựng Media Plan chất lượng, đảm bảo định hướng chính xác và chỉ số phù hợp. Tuy nhiên, Media Plan có thể khó theo dõi đối với Client chưa có kinh nghiệm, cần thêm buổi meeting để Agency trình bày và thống nhất hợp tác.

Proposal là bản kế hoạch đầy đủ nhất cho chiến dịch truyền thông. Proposal bao gồm các mục nội dung sau:

  • Debrief: Thống nhất lại các nội dung Brief
  • Market Overview: Phân tích tổng quan thị trường, khách hàng, và đối thủ cạnh tranh của Client
  • Goals & Strategy: Xác định chiến lược để đạt được mục tiêu chiến dịch, bao gồm nhiệm vụ của từng kênh truyền thông
  • Content Plan: Định hướng key message và kế hoạch phát triển nội dung
  • Budget: Tổng ngân sách và chi tiết phân bổ theo hạng mục & thời gian
  • KPI: Các chỉ số KPI theo mục tiêu chiến dịch

Proposal khắc phục hạn chế của Media Plan, giúp Client dễ dàng nắm bắt nội dung kế hoạch và rút ngắn thời gian pitching. Tuy nhiên, nhiều Agency chỉ làm Proposal khi hai bên đã có hợp đồng cam kết hoặc sẽ trả phí vì Proposal đòi hỏi nhiều thời gian, công sức của nhân sự. Thực tế, Agency có thể gặp rủi ro khi chia sẻ ý tưởng chi tiết trong Proposal mà không được bảo vệ bản quyền.2

2.3. Thống nhất hợp đồng và triển khai

2 bên thống nhất hợp đồng và triển khai kế hoạch
2 bên thống nhất hợp đồng và triển khai kế hoạch

Việc thống nhất hợp đồng hợp tác giữa Agency và Client tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều vấn đề. Dù bản kế hoạch được Client “ưng ý”, nó vẫn có thể phải chỉnh sửa, thậm chí làm lại trong quá trình thống nhất. Lý do là bởi trong giai đoạn này, nhiều yếu tố mới phát sinh, đòi hỏi kế hoạch cần điều chỉnh để phù hợp. Do vậy, để chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, hai bên cần dành thời gian tính đến việc chỉnh sửa kế hoạch, chứ không chỉ tập trung vào việc ký kết hợp đồng và tạm ứng ngân sách.

Quy trình triển khai chiến dịch của Agency:

  • Chuẩn bị tài nguyên 

Bao gồm content, banner, video, danh sách từ khóa…Cho dù Client có cung cấp nguyên liệu truyền thông, Agency vẫn cần chuẩn bị lại để đảm bảo tính đồng nhất với ý tưởng, chỉnh sửa cho phù hợp với quy định quảng cáo.

  • Thiết lập công cụ đo lường

Đo lường đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu quả chiến dịch. Nếu tracking không chính xác, Agency không thể nghiệm thu kết quả, việc giám sát chiến dịch cũng không hiệu quả, dẫn đến việc tối ưu không kịp thời.

  • Thiết lập tài khoản và hệ thống báo cáo

Việc thiết lập này giúp theo dõi và tối ưu chiến dịch minh bạch. Các số liệu về chiến dịch sẽ được đổ về hệ thống báo cáo thống nhất để hai bên theo dõi theo thời gian thực.

2.4. Giám sát triển khai và nghiệm thu kết quả chiến dịch

Quá trình hợp tác giữa Agency và Client không chỉ dừng lại ở việc ký kết hợp đồng. Sau khi bàn giao công việc, Agency sẽ tiến hành triển khai chiến dịch và báo cáo tình hình cho Client theo định kỳ, thường là hàng ngày hoặc theo thời gian thực. Việc báo cáo này giúp đảm bảo tính minh bạch và cho phép Client theo dõi hiệu suất chiến dịch sát sao.

Song song với chỉ số Digital thì nội dung truyền thông cũng cần được thống nhất giữa hai bên trước khi triển khai. Agency và Client cần phối hợp để đảm bảo nội dung phù hợp với mục tiêu chiến dịch, hình ảnh thương hiệu và thu hút khách hàng. Việc sử dụng nội dung không phù hợp có thể ảnh hưởng đến hiệu quả chiến dịch và thậm chí gây tổn hại đến thương hiệu của Client.

Ở giai đoạn nghiệm thu chiến dịch, hai yếu tố chính cần được quan tâm đó là:

  • KPI thực tế so với KPI cam kết trong hợp đồng: Đây là phương pháp cơ bản, hiệu quả cho các chiến dịch ngắn hạn.
  • Sự thay đổi KPI và hạng mục triển khai: Đối với chiến dịch dài hạn, việc điều chỉnh KPI và hạng mục công việc là điều khó tránh khỏi để tối ưu hiệu quả. Trong trường hợp này, hai bên cần lưu ý:
    • Lắng nghe ý kiến của nhau về những thay đổi so với kế hoạch ban đầu.
    • Xác nhận thay đổi về số liệu và kênh triển khai qua email hoặc văn bản để làm căn cứ cho quá trình nghiệm thu.

Việc giám sát và nghiệm thu chặt chẽ giúp đảm bảo chiến dịch diễn ra hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả hai bên.

3. Các mẹo khi làm việc với Agency

4 mẹo cần ghi nhớ khi làm việc với Agency
4 mẹo cần ghi nhớ khi làm việc với Agency

Hợp tác với Agency là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, giao tiếp hiệu quả và sự tin tưởng giữa hai bên. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu quả và đảm bảo mối quan hệ hợp tác suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số bí quyết sau:

  • Chuẩn bị ngân sách dự trù

Đây là bước đầu tiên và quan trọng để bạn có thể lựa chọn Agency phù hợp với khả năng tài chính của mình. Hãy xác định rõ ràng ngân sách bạn có thể dành cho chiến dịch, bao gồm chi phí cho Agency, chi phí quảng cáo, sản xuất nội dung, v.v. Việc này giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và tránh những rủi ro về tài chính trong quá trình hợp tác.

  • Lựa chọn đối tác phù hợp

Có rất nhiều Agency trên thị trường, mỗi Agency có thế mạnh và chuyên môn riêng. Hãy dành thời gian nghiên cứu và đánh giá các Agency tiềm năng dựa trên các tiêu chí như:

  • Kinh nghiệm và năng lực trong lĩnh vực bạn cần
  • Uy tín và thương hiệu của Agency
  • Phong cách làm việc và khả năng tương thích với bạn
  • Dịch vụ và mức chi phí mà Agency cung cấp

Bạn có thể tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm, các doanh nghiệp đã từng hợp tác với Agency hoặc tìm kiếm thông tin trên website, mạng xã hội của các Agency.

  • Trao đổi và cập nhật liên tục

Giao tiếp là chìa khóa cho một mối quan hệ hợp tác thành công. Hãy trao đổi cởi mở và minh bạch với Agency ngay từ đầu về mục tiêu chiến dịch, kỳ vọng của bạn, v.v. Cung cấp đầy đủ thông tin và dữ liệu liên quan đến thương hiệu, sản phẩm, thị trường mục tiêu để Agency có thể xây dựng chiến dịch hiệu quả nhất. Trong quá trình triển khai chiến dịch, hãy duy trì liên lạc thường xuyên với Agency để cập nhật tiến độ, hiệu quả hoạt động và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Việc trao đổi cởi mở và cập nhật liên tục giúp đảm bảo chiến dịch diễn ra đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

  • Tin tưởng giữa hai bên và chia sẻ thẳng thắn

Để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, bạn cần tạo dựng sự tin tưởng với Agency. Hãy tôn trọng chuyên môn của họ và trao cho họ quyền tự chủ trong việc triển khai chiến dịch. Tuy nhiên, bạn cũng cần có tiếng nói và chia sẻ thẳng thắn những ý kiến, quan điểm của mình để đảm bảo chiến dịch phù hợp với mục tiêu và định hướng của bạn.

4. Tổng kết

Qua bài viết này, MIC Creative đã chia sẻ chi tiết quy trình 4 bước làm việc với Agency sao cho trôi chảy. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn nắm vững cách hợp tác để cả Agency và Client đạt được kỳ vọng như thỏa thuận.

Nếu bạn đang có nhu cầu dịch vụ Digital Marketing hay Truyền thông/PR, hãy liên hệ ngay với MIC Creative để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất. Chúng tôi tự tin là đối tác Marketing nắm bắt thị trường, thấu hiểu khách hàng, thành thạo công cụ và luôn luôn sáng tạo.

MIC CREATIVE – Your Success, Our Future

5/5 - (1 bình chọn)

Chia sẻ bài viết:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Mỗi ngày, chúng tôi học hỏi một điều mới về Marketing và chia sẻ cho bạn, để ngày mai của bạn trở nên thành công rực rỡ hơn ngày hôm qua.

Picture of MIC Creative

MIC Creative

Xem hồ sơ
Marketing

Bài viết liên quan