Hướng dẫn xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả 2023

1. Kế hoạch truyền thông marketing là gì ?

Do nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan như nhu cầu của doanh nghiệp hay thị hiếu thị trường, kế hoạch truyền thông trở nên đa dạng và thường xuyên biến đổi, không có một quy chuẩn mẫu nào, cũng không có một mẫu số chung nào được đưa ra.

Bởi vậy, trong quá trình lập kế hoạch, chủ thể cần đảm bảo rằng các mục tiêu có tính khả thi, phù hợp với thị hiếu của đối tượng mục tiêu, xu hướng thị trường. Đồng thời, người lập kế hoạch nên chuẩn bị những phương án dự phòng để có thể ứng phó, giải quyết các trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

2. Một số những điều cần biết về xây dựng kế hoạch truyền thông marketing 

Để có thể lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, bạn nên tìm hiểu mô hình SMCTFN được xem là một trong những mô hình quan trọng trong kế hoạch truyền thông marketing giúp các doanh nghiệp xác định và triển khai các hoạt động truyền thông hiệu quả. Mô hình này gồm 7 giai đoạn:

• S (Source/Sender – Nguồn): Xác định nguồn cung cấp thông tin của chiến dịch; nguồn có thể bao gồm các tác nhân như nhà quảng cáo, các kênh truyền thông, nhà sản xuất,…
• M (Message – Thông điệp): Xác định thông điệp phù hợp mà doanh nghiệp/thương hiệu muốn gửi gắm đến khách hàng mục tiêu thông qua chiến dịch.
• C (Channel – Kênh): Lựa chọn các kênh truyền thông online và offline phù hợp để tiếp cận khách hàng.
• R (Receiver – Người nhận): Xác định nhóm đối tượng mục tiêu mà chiến dịch marketing nhắm đến.
• F (Feedback – Phản hồi): Sau khi truyền thông điệp qua các kênh truyền thông đến khách hàng, doanh nghiệp cần theo dõi các phản hồi từ phía khách hàng, có thể là phản hồi tích cực và phản hồi không khả quan, nhưng đây cũng là những góp ý giúp doanh nghiệp có thể cải thiện và phát triển hơn.
• N (Noise – Nhiễu): Độ nhiễu là những yếu tố ở bên ngoài tác động và làm ảnh hưởng tiêu cực đến nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng, dẫn đến việc không thực hiện đúng như kế hoạch. Một số yếu tố nhiễu có thể kể đến như: thông tin sai lệch về doanh nghiệp,…

Để có thể đề xuất một kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, phù hợp không phải là điều dễ dàng vì xây dựng kế hoạch đòi hỏi rất nhiều yếu tố và kĩ năng. Chính vì vậy mà để có một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì doanh nghiệp cần biết những bước để có thể tiến hành lập ra bản kế hoạch phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp và xu hướng thị trường.

3. Vai trò của việc xây dựng kế hoạch truyền thông marketing

Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing là một bước quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện một chiến lược truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp. Lập kế hoạch giúp các nhà quản trị chọn được các công cụ truyền thông phù hợp, đặt ra các mục tiêu, ngân sách, nguồn lực hợp lý. Bên cạnh đó, lập kế hoạch truyền thông marketing cũng giúp nâng cao độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng, tăng doanh số bán hàng của công ty.

Kế hoạch truyền thông cũng giúp doanh nghiệp có thể truyền tải sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng từ nhà sản xuất đến khách hàng, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác. Lập kế hoạch truyền thông cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch trong tương lai.

4. Các bước  xây dựng kế hoạch xây dựng truyền thông marketing hiệu quả

Để có thể xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh và đạt được hiệu quả nhất định, các nhà truyền thông cần nắm rõ 9 bước lập kế hoạch marketing bên dưới đây:

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và phân tích mô hình SWOT 

Trước tiên, để lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và phân tích thị trường. Quá trình này giúp doanh nghiệp xác định được vị thế của mình và của đối thủ cạnh tranh, cũng như những ưu thế, nhược điểm, cơ hội và thách thức của thương hiệu. Một công cụ hữu ích để phân tích thị trường là mô hình SWOT và bao gồm 4 yếu tố:

• S (Strength – Điểm mạnh): Giúp doanh nghiệp có thể tạo ra những lợi thế cạnh tranh khác biệt với đối thủ trên thị trường
• W (Weaknesses – Điểm yếu): Những khía cạnh hoặc chuyên môn của doanh nghiệp chưa làm tốt hoặc kém hơn so với các đối thủ.
• O (Opportunities – Cơ hội): Những nhân tố bên ngoài có thể tận dụng để tạo ra nhiều lợi thế hơn như: số lượng đối thủ ít, giá thành rẻ hơn, chất lượng sản phẩm cao hơn…
• T (Threats – Thách thức): Những nhân tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp hoặc dự án như: đối thủ mạnh, đối thủ mới xuất hiện; những biến động bất ngờ trong môi trường pháp lý; nhu cầu mới cho sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa kịp nắm bắt; thông tin tiêu cực về doanh nghiệp trên báo chí/truyền thông; sự thay đổi của khách hàng về quan điểm hoặc cảm xúc đối với thương hiệu, doanh nghiệp…

Vậy nên, với S (điểm mạnh) và W (điểm yếu), doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình mà doanh nghiệp của mình đang gặp phải. Với O (cơ hội) và T (thách thức), doanh nghiệp sẽ có cái nhìn về môi trường bên ngoài. Do đó, khi áp dụng mô hình SWOT, doanh nghiệp cần phải khai thác các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu, đồng thời tạo ra nhiều cơ hội để có thể tăng doanh số và thực hiện sứ mệnh của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định mục tiêu của chiến dịch

Sau khi có cái nhìn tổng thể về bối cảnh, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu truyền thông để đánh trúng vào khách hàng mục tiêu. Để thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp có thể vận dụng mô hình SMART dựa trên 5 tiêu chí:

• Specific (Cụ thể)
• Measurable (Có thể đo lường được)
• Actionable (Tính khả thi)
• Relevant (Sự liên quan)
• Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu)

Để hạn chế việc lãng phí thời gian thực hiện những mục tiêu không mang lại kết quả mong muốn, việc ứng dụng mô hình SMART vào xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch truyền thông marketing thuận lợi.

Bước 3: Xác định chân dung khách hàng mục tiêu

Để truyền tải thông điệp đến đúng người, bạn cần xác định rõ chân dung khách hàng mục tiêu của mình. Đây là bước R trong mô hình SMCRFN mà bạn đã biết. Khách hàng mục tiêu là những người có nhu cầu và khả năng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Bạn có thể hình dung khách hàng mục tiêu của mình bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Họ nằm trong độ tuổi nào?
• Giới tính của họ?
• Nghề nghiệp và thu nhập của họ ra sao?
• Họ sinh sống ở khu vực, quốc gia nào?
• Những ai có thể ảnh hưởng tới quyết định của họ?

Khách hàng mục tiêu là những người có đặc điểm phù hợp với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Họ có thể là những người online hoặc offline, có thói quen và hành vi mua hàng riêng. Điều quan trọng là họ sẵn sàng trả tiền cho những gì họ cần. Việc xác định được khách hàng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được khách hàng tiềm năng, tiết kiệm chi phí và lên kế hoạch phù hợp để “thuyết phục” họ.

Bước 4: Khảo sát Insight của khách hàng

Để lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, bạn cần biết được những gì khách hàng thực sự muốn, cần và mong đợi. Đó là insight của khách hàng – những điều chưa được nói ra nhưng ẩn sâu trong tâm trí của họ. Insight của khách hàng sẽ giúp bạn tạo ra những ý tưởng để giải quyết được những vấn đề của họ.

Việc tìm hiểu và nắm bắt được insight của khách hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông marketing. Việc hiểu được tâm lý, thói quen, sở thích, mong muốn của khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm và hiểu. Điều này sẽ thúc đẩy sự tò mò và mong muốn được khám phá, trải nghiệm sản phẩm của bạn.

Bước 5: Xác định thông điệp truyền thông

Khi đã tìm hiểu rõ insight của khách hàng, người lập kế hoạch cần phải đưa ra được một ý tưởng (big ideas) để giải quyết được những vấn đề đó. Big Idea là một thông điệp bao quát toàn bộ chiến dịch nhưng ngắn gọn, súc tích để tác động đến khách hàng. Một Big Idea tốt sẽ khơi dậy được mong muốn, đồng cảm của khách hàng và khiến người tiêu dùng nghĩ rằng sản phẩm này chính là điều cần thiết với họ. Có thể xây dựng Big Idea dựa trên các yếu tố sau:

• Phân tích đối thủ
• Khảo sát ý kiến khách hàng
• Phân tích dựa trên các nguồn tư liệu có sẵn

Cho dù được tạo nên từ yếu tố nào, Big Idea của chiến dịch phải thể hiện được ý tưởng chủ đạo, vai trò của thương hiệu vai trò của thương hiệu và khiến khách hàng biết, thích, nhớ về thương hiệu của bạn.. Sau khi xác định được Big Ideas, người lập kế hoạch tiếp tục xác định và lựa chọn các yếu tố khác như: Key Visual, Key Message và những yếu tố truyền thông khác để tạo nên một kế hoạch Truyền thông Marketing hoàn chỉnh.

Bước 6: Xây dựng chiến lược truyền thông

Sau khi xác định được các yếu tố cần thiết của một kế hoạch truyền thông Marketing, bạn cần phải phát triển nó thành một bản kế hoạch hoàn chỉnh và chi tiết hơn theo các yếu tố sau:

• Các giai đoạn triển khai kế hoạch truyền thông
• Thời gian, chi phí, ngân sách dành cho từng giai đoạn
• Các hoạt động chính (key hook) và các hoạt động bổ trợ cho từng giai đoạn

Đồng thời, bạn cần chuẩn bị một kế hoạch dự trù để có thể giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Bước 7: Xác định kênh truyền thông phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông, tính chất, đặc điểm của mỗi kênh là khác nhau. Do đó, cần lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp mình.
Việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp còn phụ thuộc vào ngân sách triển khai chiến dịch của doanh nghiệp. Cần đặt tính hiệu quả của mỗi kênh truyền thông để hạn chế tối đa việc tiêu tốn ngân sách cho chạy truyền thông nhưng không mang lại kết quả bởi nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Bước 8: Lập kế hoạch truyền thông marketing 

Trong giai đoạn này, việc tính toán thời gian triển khai hoặc ra mắt sản phẩm là rất quan trọng. Đồng thời, planner cũng cần chú ý phân bổ ngân sách hợp lý cho từng giai đoạn vì mỗi kênh truyền thông của mỗi giai đoạn có yêu cầu khác nhau.

Tóm lại, cần lưu ý cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý, khả thi và mang lại hiệu quả. Bất kỳ kế hoạch truyền thông marketing nào cũng cần có thời gian bắt đầu và kết thúc, vì vậy việc tạo một biểu đồ thời gian cụ thể cho từng công việc trong kế hoạch sẽ giúp bạn đỡ loay hoay khi bắt đầu kế hoạch cũng như tiết kiệm thời gian.

Bước 9: Đo lường, phân tích, đánh giá

Sau khi thực hiện kế hoạch truyền thông, bạn cần đánh giá kết quả so với mục tiêu ban đầu. Bạn nên tổng kết những điểm mạnh và điểm yếu của chiến dịch, những sai lầm cần tránh và những chỉ tiêu cần đạt được. Bạn cũng nên xem xét những yếu tố sau:

• Mức độ khách hàng biết đến thương hiệu và chiến dịch của bạn
• Mức độ khách hàng nhớ và hiểu thông điệp bạn muốn truyền tải
• Sự ảnh hưởng của chiến dịch đến nhận thức và cảm xúc của khách hàng với thương hiệu
• Sự ảnh hưởng của chiến dịch đến hành vi mua hàng của khách hàng (bao gồm cả tỉ lệ sử dụng và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ)
• Phản hồi từ khách hàng về chiến dịch

Việc đánh giá hiệu quả truyền thông sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và có cái nhìn rõ nét hơn về mục tiêu tiếp theo.

5. Những lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing cho doanh nghiệp 

Phải phân rõ trách nhiệm và công việc cho từng người

Nếu không phân công công việc rõ ràng và tránh trùng lặp, sẽ gây ra hiểu lầm về vai trò của các cá nhân tham gia kế hoạch, dẫn đến việc triển khai kế hoạch bị chậm trễ. Để khắc phục điều này, doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi thành viên trong kế hoạch đều nhận được nhiệm vụ cụ thể và phù hợp với năng lực của mình ngay từ khi xây dựng kế hoạch truyền thông marketing.

Xác định mục tiêu rõ ràng

Để xây dựng kế hoạch truyền thông có hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của kế hoạch và những kết quả mong muốn sau khi kết thúc kế hoạch truyền thông marketing. Việc tuân thủ quy tắc SMART sẽ giúp xác định mục tiêu một cách chính xác.

Xây dựng kế hoạch dự phòng

Không ai có thể biết trước điều gì sẽ xảy ra trong tương lai, do đó, bất kỳ kế hoạch nào dù tốt đến đâu cũng có thể thất bại. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn xây dựng một kế hoạch truyền thông marketing hoàn hảo và đạt kết quả cao, họ cần có một kế hoạch dự phòng. Kế hoạch này sẽ bao gồm một chiến lược quản lý rủi ro trong truyền thông để giúp doanh nghiệp, tổ chức vượt qua những khó khăn, thách thức bất ngờ.

Đồng nhất và bám sát thông điệp truyền thông đã lựa chọn

Việc đồng nhất các thông điệp truyền thông với cách thức thực hiện và mục tiêu truyền thông sẽ giúp công chúng dễ dàng theo dõi và nhớ lâu hơn chiến dịch của bạn. Điều này sẽ giúp, hình ảnh thương hiệu được lan tỏa mạnh mẽ và thu hút sự chú ý của nhiều người.

Nếu bạn đang cần đơn vị Agency giúp thực hiện các dịch vụ Marketing tổng thể, hãy liên hệ MIC CREATIVE thông qua:

• Địa điểm làm việc: Tầng 5, 357 – 359 Nguyễn Khang, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Email: contact@miccreative.vn
• Hoặc liên hệ Fanpage để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời.